Cómo utilizar Microsoft Outlook para la gestión de proyectos o equipos

Existen muchas aplicaciones para gestionar proyectos y equipos, desde tableros kanban hasta aplicaciones de colaboración. Si ya utiliza Microsoft Office, puede aprovechar muchas funciones integradas para mantener a usted y a su equipo organizados en Outlook.

Puedes codificar con colores los correos electrónicos y convertir los mensajes en tareas al planificar el proyecto. Si trabaja con un equipo, puede crear y asignar tareas y configurar un grupo. Para utilizar estas funciones junto con otras, aquí hay varias sugerencias, consejos y pasos para usar Microsoft Outlook como herramienta de gestión de proyectos.

Categorizar correos electrónicos entrantes

Una de las funciones más sencillas pero más útiles que puedes utilizar al gestionar un proyecto es codificar por colores tus correos electrónicos. Una vez que configure las categorías de Outlook, puede asignarlas a correos electrónicos para que se destaquen en su bandeja de entrada. Además, puedes crear reglas para asignar categorías automáticamente si lo deseas.

Puedes crear categorías para lo que tenga más sentido. Algunas sugerencias incluyen una categoría para cada proyecto, cliente o departamento.

  1. Dirígete a la pestaña Iniciode Outlook y abre el menú Categorizaren el grupo Etiquetas. Luego, elija Todas las categorías.
    1. Notarás varias categorías prediseñadas que son simplemente los colores como nombres de las categorías. Puede editar uno de estos para usar un nombre más significativo. Seleccione una categoría, elija Cambiar nombrea la derecha, ingrese el nuevo nombre y use Intropara guardarlo.
      1. Para crear una nueva categoría, elija Nuevoa la derecha. Ingresa un nombre, elige un color, opcionalmente agrega una tecla de acceso directo y usa Aceptarpara guardarlo.

        2. Para asignar una categoría a un correo electrónico, realice una de las siguientes acciones:

        • Elija Categorizaren la pestaña Inicioy elija el que desee usar.
        • Haz clic derecho, ve a Categorizary elige uno en el menú emergente.

          • Luego verás la categoría junto al correo electrónico en tu bandeja de entrada, así como encima del mensaje en su propia ventana.

          Convierta los correos electrónicos en tareas

          Una forma especialmente útil de administrar un proyecto en Outlook es convertir los correos electrónicos en tareas. Es posible que reciba una solicitud para actualizar el estado del proyecto para sus partes interesadas o enviar documentos a un miembro del equipo. Al colocar ese mensaje en su lista de tareas, lo tendrá a su alcance para completarlo..

          Para convertir rápidamente un correo electrónico en una tarea, simplemente haga una de las siguientes cosas:

          • Haga clic derecho en el mensaje en su bandeja de entrada, vaya a Movery seleccione la carpeta de tareas en el menú emergente.
          • En la ventana del mensaje, seleccione Moveren la cinta y use el menú desplegable Moverpara seleccionar la carpeta de tareas.
          • Arrastra el mensaje desde tu bandeja de entrada al icono Tareasen la navegación de la izquierda.

            • Para obtener opciones adicionales al convertir un correo electrónico en una tarea, puede utilizar el siguiente método.

            1. Mantén presionado el botón derecho del mouse mientras seleccionas el correo electrónico y luego arrástralo al ícono Tareasa la izquierda y suéltalo.
            2. Verás que aparecen opciones para copiar el correo electrónico como una tarea con texto, copiarlo como una tarea con el correo electrónico como archivo adjunto o mover el correo electrónico como una tarea con un archivo adjunto.
              1. Elija una de esas opciones y listo. También puedes elegir Cancelarsi cambias de opinión.

                2. Luego, seleccione el ícono de Tareas de Outlook en cualquier momento para ver su lista de tareas pendientes.

                Crear y asignar tareas

                Además de convertir los correos electrónicos en tareas pendientes, puedes crear tareas y asignarlas en Outlook. Esto es útil si decide delegar una tarea en lugar de abordarla usted mismo o si desea recibir informes de estado de la tarea que se pueden enviar con un clic.

                1. Seleccione el icono Tareasa la izquierda o Nuevos elementos>Tareaen la pestaña Inicioy cree una nueva tarea como lo haría normalmente. Alternativamente, puedes seguir los pasos anteriores para convertir un correo electrónico en una tarea.
                  1. Complete todos los detalles de la tarea, incluido el Asunto, la fecha de inicio y de vencimiento, la Prioridad y los detalles. Cuando esté listo, vaya a la pestaña Tareay elija Asignar tareaen la sección Administrar tarea de la cinta.
                    1. Esto actualiza la ventana de tareas para incluir una línea Para para agregar al asignado. Ingrese su nombre o dirección de correo electrónico o use el botón Parapara elegirlos de su libreta de direcciones.
                        2. .
                    2. Opcionalmente, puedes marcar las casillas para mantener una copia actualizada de la tarea en tu lista y recibir un informe de estado cuando la tarea esté completa.
                      1. Después de que todo esté completo, seleccione Enviarpara enviar la tarea al asignado.

                        2. Cuando reciben la tarea por correo electrónico, simplemente la agregan a su propia lista de tareas.

                        Pueden usar los campos Estadoy Porcentaje completadoen la tarea a medida que avanzan en ella y pueden seleccionar Enviar informe de estadoen el Tareapara proporcionarle un estado actualizado por correo electrónico.

                        Configurar un grupo de contactos

                        Cuando trabajas con un equipo, creando una lista de distribución o un grupo de contactos, te ahorras tiempo. En lugar de agregar a cada miembro del equipo a un correo electrónico, evento de calendario o tarea, simplemente agrega el grupo.

                        1. Seleccione el ícono Personasen la navegación de la izquierda.
                        2. Vaya a la pestaña Inicioy seleccione Nuevo grupo de contactosen la sección Nuevo de la cinta.
                          1. Ingrese el nombre de un grupo en la parte superior. Luego, elija Agregar miembrosen la sección de miembros y seleccione De contactos de Outlook, De la libreta de direccioneso Nuevo contacto de correo electrónico.
                            1. Con las dos primeras opciones, se abre una nueva ventana donde selecciona el contacto y usa el botón Miembrospara agregarlo. Continúe este proceso hasta que tenga todos los miembros y seleccione Aceptarpara guardar.
                              1. Luego verás los miembros de tu grupo en la lista y podrás agregar más si es necesario. Seleccione Guardar y cerrarpara completar el proceso y guardar el grupo.

                                2. Para usar el grupo que creó en la línea de dirección de un correo electrónico o como invitados a un evento, comience a escribir el nombre del grupo y selecciónelo de las sugerencias o use el botón Parapara ubicar y seleccione el grupo.

                                Compartir un calendario

                                Aunque puedes configurar un calendario de grupo específico en Outlook, es posible que desees simplemente comparte tu propio calendario. Esto es útil para un miembro del equipo que actúa como respaldo o coadministrador de sus proyectos.

                                1. Seleccione el ícono Calendarioa la izquierda y luego elija el calendario usando el Panel de carpetas..
                                2. Vaya a la pestaña Inicioy seleccione Compartir calendarioen el grupo Administrar calendarios. Elige el calendario.
                                  1. En la pestaña Permisos, utilice el botón Agregarpara elegir el contacto con el que compartir.
                                    1. Busque el contacto, seleccione Agregary seleccione Aceptar. Luego, elija Puede vero Puede editardependiendo de los permisos que desee otorgar.
                                      1. Selecciona Aplicary luego Aceptarpara compartir tu calendario.

                                        2. Tu destinatario debería recibir un correo electrónico informándole que estás compartiendo un calendario con él. Pueden aceptar ver su calendario en su lista de calendarios de Outlook.

                                        Administre sus carpetas

                                        Las carpetas de Outlook son iguales a las que usa en su computadora; le brindan formas sencillas de organizar sus artículos. Tienes algunas formas excelentes de administrar las carpetas de Outlook para tu proyecto o equipo.

                                        Abra el Panel de carpetasen el lado izquierdo de su bandeja de entrada. Luego puede expandir una cuenta, si tiene más de una, para ver todas las carpetas que contiene.

                                        Crear una nueva carpeta o subcarpeta principal

                                        Considera creando una carpeta para cada proyecto o uno para cada cliente o miembro del equipo para mantener todo organizado.

                                        Haga clic derecho en una cuenta o carpeta actual, elija Nueva carpetay asígnele un nombre.

                                        Ordene sus subcarpetas

                                        Si tiene una carpeta principal con muchas subcarpetas, puede encontrar la que necesita rápidamente ordenándolas. Haga clic derecho en la carpeta principal y seleccione Ordenar subcarpetas de la A a la Z.

                                        Agregar una carpeta a Favoritos

                                        La sección Favoritosse encuentra en la parte superior del panel de carpetas. Cuando contraes ese panel, puedes ver tus Favoritos en la barra de la izquierda. Ambos le brindan acceso rápido a las carpetas de uso frecuente.

                                        Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Agregar a favoritoso arrastre la carpeta a la sección Favoritos en la parte superior del panel de carpetas.

                                        Mostrar el número de elementos no leídos

                                        Puedes mostrar el número total de elementos no leídos de una carpeta directamente en esa carpeta en el panel. Esto es útil si envía correos electrónicos a carpetas automáticamente porque puede detectar mensajes nuevos rápidamente..

                                        1. Haga clic derecho en la carpeta y seleccione Propiedades.
                                        2. Abra la pestaña Generaly elija Mostrar número de elementos no leídos.
                                        3. Seleccione Aplicary Aceptarpara guardar el cambio.

                                          4. Si prefieres ver todos los artículos, elige Mostrar el número total de artículosen su lugar.

                                          Automatizar acciones comunes

                                          Como se mencionó anteriormente, puede realizar acciones automáticas en Outlook. Esto incluye mover correos electrónicos a carpetas, reenviar mensajes y marcar elementos con importancia. Cada uno de estos puede ayudarte no solo a mantenerte al tanto de tu bandeja de entrada, sino también de tu proyecto o equipo.

                                          Crear reglas de Outlook

                                          Tenemos una guía completa de creando reglas en Outlook en Windows, Mac y la web que puedes consultar, así que aquí veremos un ejemplo que es útil para la gestión de proyectos. Puede mover automáticamente los correos electrónicos a una carpeta como se mencionó anteriormente. Además, en lugar de crear la regla desde cero, puedes basarla en un correo electrónico que hayas recibido.

                                          1. Seleccione el correo electrónico y haga clic con el botón derecho, vaya a Reglasy seleccione Crear reglao elija Reglasen la Inicio.ficha y seleccione Crear regla.
                                            1. Verás las condiciones básicas para el correo electrónico en la parte superior. Puede basar la regla en el remitente, el asunto o cómo se dirige. Elija una o más de las condiciones que desee utilizar.
                                              1. En el área Hacer lo siguiente, marque la casilla Mover el elemento a una carpeta. Luego, use el botón Seleccionar carpetapara elegir la carpeta.
                                                1. Seleccione Aceptarcuando termine y su nueva regla esté lista para funcionar. Cada vez que llegue un correo electrónico según las condiciones que hayas elegido, se moverá automáticamente a la carpeta elegida.

                                                  2. Crear pasos rápidos

                                                  Otra maravillosa herramienta de automatización en Outlook se llama Quick Steps. Con Quick Steps, puedes realizar una acción en un correo electrónico con un solo clic. Como puedes imaginar, esto supone un gran ahorro de tiempo.

                                                  Puedes configurar Pasos rápidos para cosas como mover, categorizar o reenviar un correo electrónico. Como ejemplo, configuraremos un paso rápido para marcar un correo electrónico para su seguimiento mañana..

                                                  1. Vaya a la pestaña Inicioy seleccione la flecha Más(flecha inferior) en el cuadro Pasos rápidos. Elija Nuevo paso rápido>Personalizado.
                                                    1. En el cuadro Editar paso rápido, asígnele un nombre en la parte superior. Luego, abra el menú desplegable Elegir una accióny seleccione Marcar mensaje.
                                                      1. En el menú desplegable siguiente, elija Mañana. Puedes elegir una opción diferente como Hoy o La próxima semana o si lo prefieres.
                                                        1. Elija Finalizarpara guardar el paso rápido.

                                                          2. Para usar su Paso Rápido, seleccione el correo electrónico, vaya a la pestaña Inicioy selecciónelo en el cuadro Pasos Rápidoso haga clic derecho y vaya a Pasos rápidosy selecciónelo en el menú emergente.

                                                          Eso es todo lo que hay que hacer. Acabas de marcar un correo electrónico para su seguimiento mañana con solo un clic.

                                                          Esperamos que estas sugerencias lo ayuden a administrar su próximo proyecto nuevo o incluso su equipo en Outlook. Para obtener aún más información, consulte cómo agregar equipos de Microsoft a Outlook para conocer una forma más sencilla de unirse o programar reuniones.

                                                          .

                                                          Artículos Relacionados:

                                                          Por qué Microsoft Excel sigue fallando en su computadora (y 14 soluciones para probar) Cómo solucionar un error de Outlook 0x800ccc0e Cómo agregar una firma en Microsoft Word ¿Outlook no envía correos electrónicos? 8 soluciones para probar Cómo eliminar varios correos electrónicos en Microsoft Outlook Cómo ocultar detalles del calendario en Microsoft Outlook Cómo autocompletar en Microsoft Excel

                                                          10.06.2023