Cómo crear un calendario grupal en Microsoft 365

Varias personas pueden leer y editar un calendario grupal, lo que lo convierte en una buena manera de promover la productividad y de colaboración entre compañeros de trabajo de pequeñas empresas o miembros del equipo organizacional.

Este tutorial explicará cómo crear un calendario grupal en aplicaciones de Microsoft Office 365, incluidos Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA) y Equipos de Microsoft. Revisaremos cómo compartir un calendario para que las personas que elijas puedan ver y editar eventos en la aplicación de calendario. También analizaremos cómo crear grupos de calendario.

En general, hay dos pasos principales para crear un calendario grupal:

  1. Crea un nuevo calendario en blanco.
  2. Compártelo con otras personas para que puedan ver y editar el calendario.

    3. Repasaremos cómo realizar cada paso en Outlook en la web y en las versiones de escritorio de Outlook.

    Nota:Microsoft ha anunciado mejoras en la forma en que funciona el uso compartido del calendario. Sin embargo, Microsoft dice: "Las mejoras están previstas sólo para los calendarios compartidos entre personas que utilizan Exchange Online". En algunos casos, eso significa que compartir un calendario de buzón de recursos o un calendario de buzón compartido solo funcionará si el destinatario acepta la invitación para compartir mediante Outlook en la web, Outlook para iOS o Outlook para Android, es decir, no un servidor Exchange alojado internamente. Microsoft dice que hay más mejoras en proceso.

    Crea y comparte un nuevo calendario en blanco con Outlook en la Web

    A continuación se explica cómo crear y compartir un nuevo calendario en blanco usando Outlook en la web.

    1. Inicie sesión en Outlook en un navegador web y seleccione el calendario.
      1. Seleccione el enlace Agregar calendario.
        1. En el menú a la izquierda de la ventana emergente, seleccione Crear calendario en blanco.
          1. Ingrese un nombre para el calendario y, si lo desea, seleccione un color o encanto para el calendario.
          2. En el menú desplegable Agregar a, seleccione en qué grupo de calendario debe aparecer el nuevo calendario.
          3. Haga clic en Guardar.
          4. Ubique el nuevo calendario en la lista de calendarios, haga clic derecho sobre él (o seleccione el ícono Más...) y seleccione Compartir y permisos..
            1. Ingrese la dirección de correo electrónico o el nombre de contacto de la persona con la que desea compartir el calendario.
            2. Seleccione opciones de calendario. Elija el nivel de permiso Puede editarsi desea que el destinatario pueda agregar, eliminar y cambiar eventos en el calendario.
              1. Seleccione Compartir.
              2. Repita los pasos 7 a 9 para agregar miembros.

                3. Las personas con las que comparte el calendario recibirán un correo electrónico solicitándoles que acepten y vean el calendario de Outlook. Tenga en cuenta que los usuarios externos no podrán editar el calendario.

                Crear y compartir un nuevo calendario en blanco en la aplicación de escritorio de Outlook

                Siga estos pasos en la aplicación de escritorio de Outlook para crear y compartir un nuevo calendario en blanco.

                1. Seleccione el ícono de calendario en la esquina inferior izquierda de Outlook.
                  1. En la pestaña Iniciodel grupo Administrar calendarios, seleccione Abrir calendario.
                    1. Seleccione Crear nuevo calendario en blanco.
                      1. En la ventana emergente Crear nueva carpeta, asigne un nombre al calendario y seleccione dónde colocarlo (por ejemplo, como una subcarpeta de la carpeta principal del calendario).
                        1. A continuación, para compartir el calendario, haga clic derecho en el calendario en la lista de calendarios.
                          1. Seleccione Compartir>Compartir calendario.
                            1. Ingrese nombres de contactos o direcciones de correo electrónico para agregar personas a la invitación para compartir, agregue un mensaje si lo desea y haga clic en Enviar. Los destinatarios recibirán un correo electrónico invitándolos a "Aceptar y ver el calendario".

                              2. Cómo agregar un calendario compartido a Microsoft Teams

                              Outlook no es el único lugar donde puedes crear un calendario compartido. Microsoft Teams también ha compartido la funcionalidad de calendario. A continuación se explica cómo agregar un calendario compartido en Teams.

                              1. Seleccione un canal en Teams.
                              2. Selecciona el ícono + a la derecha del nombre del canal para agregar una pestaña.
                                1. Busque y seleccione Calendario de canales..
                                  1. Seleccione Agregar.

                                    2. Aparecerá una pestaña de calendario en la parte superior del canal de Teams. Todos los miembros del canal pueden ver los detalles del evento y agregar eventos al calendario. Este es un excelente lugar para programar una reunión de Teams.

                                    Calendario de grupo frente a grupo de calendario

                                    Además de crear calendarios grupales, Outlook tiene otras formas de organizar calendarios y ver varios calendarios simultáneamente. Los grupos de calendarios son una forma de ver horarios combinados, no solo para personas sino también para calendarios de SharePoint, calendarios de Internet y recursos como reservas de salas.

                                    Cómo crear grupos de calendario en Outlook en la Web

                                    Dependiendo de cómo haya configurado todo su organización, verá grupos de calendario predeterminados que pueden incluir:

                                    • Mis calendarios
                                    • Calendarios populares
                                    • Otros calendarios

                                      • Si esas categorías no funcionan, puedes crear grupos de calendario personal personalizados en Outlook en la web.

                                      1. El panel de la izquierda es el panel del calendario. Ahí es donde se enumeran todos los calendarios que puedes ver. Haga clic derecho en Mis calendarios u Otros calendarios y seleccione Nuevo grupo de calendarios. Alternativamente, seleccione el ícono Más(tres puntos) al lado de un grupo de calendario existente y elija Nuevo grupo de calendario.
                                        1. Ingrese un nombre para el nuevo grupo de calendario y presione Entrar.
                                        2. Cuando agregas un nuevo calendario seleccionando el enlace Agregar calendarioen el panel del calendario, puedes elegir a qué grupo de calendario se agrega el nuevo calendario.

                                          3. Para cambiar el nombre o eliminar un grupo de calendario, haga clic derecho en el nombre del grupo.

                                          Cómo crear grupos de calendario en versiones de escritorio de Outlook

                                          Puedes crear grupos de calendario en versiones de escritorio de Outlook, incluidos Outlook para microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010.

                                          Siga estos pasos para crear un grupo de calendario a partir de una libreta de direcciones o una lista de contactos.

                                          1. Abra Outlook.
                                          2. Seleccione Calendario.
                                          3. Seleccione la pestaña Inicio.
                                          4. En el grupo Administrar calendarios, seleccione Grupos de calendarios>Crear nuevo grupo de calendarios..
                                            1. Asigne un nombre al nuevo grupo de calendario y haga clic en Aceptar.
                                              1. En la lista desplegable bajo Libreta de direcciones, elija la lista de contactos de la que desea seleccionar miembros del grupo de calendario.
                                              2. Examine o busque nombres, seleccione el nombre que desee y seleccione Miembros del grupo. Repita este paso hasta que haya agregado a todos los que desee.
                                              3. Seleccione Aceptar.

                                                4. Para crear un grupo de calendarios basado en los calendarios que estás viendo actualmente, sigue estos pasos:

                                                1. En Calendario, seleccione la pestaña Inicio.
                                                2. En el grupo Administrar calendarios, seleccione Grupos de calendarios>Guardar como nuevo grupo de calendarios.
                                                  1. Ingrese un nombre para el grupo de calendario y seleccione Aceptar.

                                                    2. Si desea agregar calendarios a un grupo de calendarios existente, siga estos pasos:

                                                    1. En la pestaña Iniciodel grupo Administrar calendarios, seleccione Abrir calendario.
                                                      1. Seleccione el tipo de calendario.
                                                      2. Busque nombres, seleccione el nombre que desee y seleccione Calendario. Repita hasta que haya agregado todos los nombres que desee.
                                                      3. Seleccione Aceptar.
                                                      4. Los calendarios que seleccionó aparecerán en el grupo Calendarios compartidos. Arrástralos y suéltalos en el grupo de calendario que elijas.

                                                        5. Descubrirás que al crear grupos de calendario, estarás mejor organizado y podrás encontrar el calendario que buscas rápidamente.

                                                        .

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                                                        12.08.2022