Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook

Si tiene correos electrónicos que ya no necesita, pero que no necesariamente desea eliminar, puede archivarlos. En Microsoft Outlook, tienes algunas formas de archivar correos electrónicos de forma manual o automática para eliminarlos.

Le mostraremos cómo hacer archivar correos electrónicos en Outlook en su escritorio, la Web y su dispositivo móvil. No importa dónde uses Outlook con más frecuencia, puedes dejar espacio para mensajes nuevos.

Acerca del archivado de correos electrónicos en Outlook

Para Microsoft 365, cuentas de Exchange y Outlook en la web, tiene una carpeta de Archivo predeterminada. Con las cuentas de Exchange Server, pueden aplicarse políticas de retención. Para cuentas POP e IMAP, puede crear una carpeta de Archivo.

Al utilizar una carpeta de Archivo, puedes recuperar cualquier correo electrónico que muevas allí más tarde si es necesario.

Cuando mueves elementos a la carpeta Archivo usando el botón como se describe a continuación, esto no disminuir el tamaño de su bandeja de entrada. Si le preocupa el espacio, puede crear un archivo de datos de Outlook (.pst) independiente cuando utilice Windows, que explicaremos a continuación.

Archivar correos electrónicos de Outlook en Windows

Puede archivar correos electrónicos manualmente en Outlook en Windows o utilizar una de las funciones de Autoarchivar disponibles. Estas funciones de archivo automático pueden diferir según su versión de Outlook.

Archivar correos electrónicos manualmente en Windows

Puedes archivar manualmente uno o más correos electrónicos de diferentes maneras en Windows.

Comience seleccionando los correos electrónicos de una de estas maneras:

Para un solo correo electrónico, simplemente selecciónelo.

Para un grupo de correos electrónicos adyacentes, elija el primero, mantenga presionada la tecla Mayúsy elija el último del rango.

Para un grupo de correos electrónicos no adyacentes, elija uno, mantenga presionada la tecla Ctrly elija cada uno adicional.

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos que desea archivar, realice una de las siguientes acciones:

Arrastre los correos electrónicos a la carpeta Archivo.

Elija Archivoen la cinta de la pestaña Inicioo Mensaje.

Haga clic derecho y seleccione Archivar.

Utiliza la tecla Retroceso.

Archivar correos electrónicos automáticamente en Windows

En Windows, puedes archivar automáticamente correos electrónicos antiguos realizando una limpieza del buzón o configurando Autoarchivar para que se ejecute de vez en cuando..

Realizar una limpieza de la bandeja de entrada

Puedes mover correos electrónicos a un archivo de datos de Outlook ahorrar espacio y limpiar tu buzón de una sola vez.

Seleccione Archivo>Información. Luego, abre el menú Herramientasy elige Limpiar elementos antiguos.

Elija la bandeja de entrada, la carpeta y las subcarpetas de la cuenta de correo electrónico en las que desea realizar el mantenimiento y elija una fecha en el cuadro desplegable que se encuentra debajo. Opcionalmente, marque la casilla para incluir correos electrónicos que indiquen “No archivar automáticamente”.

Puede ver la ruta del archivo para la ubicación del archivo comprimido para poder acceder fácilmente a él más tarde si es necesario. Echa un vistazo a estas formas de acceder al archivo PST si tienes problemas.

Elija Aceptarpara realizar la limpieza.

Configurar Autoarchivar

Para archivar elementos automáticamente según una programación, puede configurar la opción Autoarchivar.

Seleccione Archivo>Opciones. Elija Avanzadoa la izquierda y Configuración de Autoarchivara la derecha.

Marque la casilla en la parte superior para indicar con qué frecuencia desea ejecutar Autoarchivar e ingrese el tiempo en la casilla. Opcionalmente, puede marcar la casilla de verificación para que se le solicite antes de que se ejecute.

En la sección Durante Autoarchivar, marca la casilla Archivar o eliminar elementos antiguosy luego elige la antigüedad de los correos electrónicos.

Luego puedes elegir mover los elementos al archivo de datos de Outlook o eliminarlos permanentemente.

Opcionalmente, seleccione el botón para aplicar la configuración a todas sus carpetas y luego Aceptarpara completar la configuración. Elija Aceptaren la ventana Opciones de Outlook para guardar el cambio.

Archivar correos electrónicos de Outlook en Mac

Puedes archivar correos electrónicos de forma manual y automática en Outlook en Mac, aunque de forma un poco diferente que en Windows.

Archivar correos electrónicos manualmente en Mac

Puedes archivar manualmente uno o más correos electrónicos de diferentes maneras en tu Mac.

Comience seleccionando los correos electrónicos de una de estas maneras:

Para un solo correo electrónico, simplemente selecciónelo..

Para un grupo de correos electrónicos adyacentes, elija el primero, mantenga presionada la tecla Mayúsy elija el último del rango.

Para un grupo de correos electrónicos no adyacentes, elija uno, mantenga presionado Comandoy elija cada uno adicional.

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos que desea archivar, realice una de las siguientes acciones:

Seleccione Mensaje>Archivaren la barra de menú.

Elija Archivoen la cinta de la pestaña Inicio.

Haga clic derecho y seleccione Archivar.

Seleccione el botón (cuadro) Archivara la derecha de la bandeja de entrada.

Usa el método abreviado de teclado Control + E.

Archivar correos electrónicos automáticamente en Mac

Aunque no existe una opción de archivo automático en Outlook para Mac, existe una solución alternativa que puede ser adecuada para usted. Puedes configurar una regla para archivar correos electrónicos específicos según la fecha.

Abra Outlook y seleccione Outlook>Configuraciónen la barra de menú.

Elija Reglasen la ventana que aparece.

A la izquierda de la siguiente pantalla, elija una cuenta si tiene más de una.

A la derecha, selecciona el botón signo másen la parte inferior para agregar una nueva regla.

Ingrese un nombre de reglaen la parte superior.

Para la condición, utilice el cuadro desplegable de la izquierda para elegir el tipo de condición. Puede seleccionar Fecha de recepciónpara basar su regla en la fecha. A la derecha, ingresa un rango de fechas o simplemente usa el campo Antes de la fechapara ingresar una fecha en el pasado.

Nota: Tenga en cuenta que a medida que pasa el tiempo, es posible que desee actualizar esta regla para incluir una nueva fecha.

Para la acción, elija Mover a carpetaen el primer cuadro desplegable y seleccione Archivaren la lista de la derecha.

Opcionalmente, utilice el signo más junto a Excepto sipara los correos electrónicos que la regla debe evitar o marque la casilla a continuación para ignorar otras reglas que cumplan las mismas condiciones.

Confirme que la casilla Activadoesté marcada y seleccione Aceptarpara guardar su regla..

Archivar correos electrónicos de Outlook en la Web

Archivar correos electrónicos en perspectiva en la web es similar a las versiones de escritorio.

Archivar correos electrónicos manualmente en la Web

Para un solo correo electrónico, selecciónelo o marque la casilla de la izquierda.

Para un grupo de correos electrónicos adyacentes, elija el primero, mantenga presionada la tecla Mayúsy elija el último del rango.

Para un grupo de correos electrónicos no adyacentes, elija uno, mantenga presionado Ctrl(Windows) o Comando(Mac) y elija cada uno adicional.

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos que desea archivar, realice una de las siguientes acciones:

Elija Archivoen la barra de herramientas de la pestaña Inicio.

Haga clic derecho y seleccione Archivar.

Seleccione el botón (cuadro) Archivara la derecha de la bandeja de entrada.

Archivar correos electrónicos automáticamente en la Web

Al igual que en Mac, actualmente no existe una función de Autoarchivar en Outlook en la web. En su lugar, puedes configurar una regla basada en fechas.

Seleccione el ícono de engranajeen la parte superior derecha y elija Ver todas las configuraciones de Outlooken la barra lateral que aparece.

En el extremo izquierdo, elija Correoy en el derecho, elija Reglas. Luego, selecciona Agregar nueva regla.

Dale un nombre a tu regla en la parte superior.

A continuación de Agregar una condición, utilice la lista desplegable para seleccionar Antes. Luego, agrega la fecha a la derecha.

Nota: Al igual que en Mac, es posible que desees actualizar esta regla más adelante para incluir una nueva fecha.

A continuación de Agregar una acción, utilice la lista desplegable para seleccionar Mover a. Luego, selecciona Archivara la derecha.

Opcionalmente, seleccione Agregar unaexcepciónpara los correos electrónicos que la regla debe evitar y marque la casilla para dejar de procesar más reglas.

Para ejecutar la regla inmediatamente en su bandeja de entrada, marque la casilla de verificación Ejecutar regla ahora. Luego, seleccione Guardar.

Archivar correos electrónicos de Outlook en Android y iPhone

Si utilizas Outlook en su dispositivo Android o iPhone, también puedes archivar correos electrónicos allí. En este momento, no existe la función Autoarchivar, pero tienes algunas formas de archivar correos electrónicos manualmente..

Para archivar un solo correo electrónico, puede utilizar la acción de deslizar el dedo. Desliza el correo electrónico de izquierda a derecha o viceversa según tu configuración y selecciona el ícono Archivar. Alternativamente, abre el correo electrónico y toca el ícono Archivaren la parte superior.

Para archivar varios correos electrónicos en tu bandeja de entrada, mantén presionado un correo electrónico y verás la pantalla de selección. Elija los correos electrónicos restantes y luego toque el icono Archivaren la parte superior (Android) o inferior (iPhone).

Cuidar esos correos electrónicos antiguos innecesarios es fácil en Outlook en Windows, Mac, la Web y su dispositivo móvil. Ahora que sabes cómo archivar correos electrónicos en Outlook, consulta formas de arreglar Outlook que no se abre.

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