El chat de Google Docs es una herramienta muy efectiva para colaborar en documentos con equipos. Proporciona a los editores la capacidad de marcar y comentar las ediciones, permite a los equipos analizar la
redacción adecuada de los documentos y permite a los empleados el llenado de formularios hacer preguntas que sus gerentes pueden responder .
Todos estos excelentes usos para el chat de Google Docs solo funcionan bien si las personas que usan el documento entienden cómo funciona el sistema de comentarios.
En este artículo, usted ' Aprenderá sobre todas las funciones de comentarios y colaboración que están disponibles dentro de Google Docs.
Cómo funcionan los comentarios de Google Docs
Dentro de Google Docs, no solo está colaborando ciegamente en documentos . En realidad, puede ver a varios usuarios accediendo al documento en tiempo real.
La forma en que funciona es que cada vez que otras personas acceden al documento, verá el icono de su cuenta de Google en la parte superior de Google Docs. ventana.
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A medida que esos otros usuarios colocan el cursor del mouse dentro del documento, verá que el nombre de su cuenta de Google aparece momentáneamente sobre el cursor.
Esto es útil para ver en qué áreas de un documento están trabajando otros miembros de su equipo. Esto puede ayudar a evitar realizar ediciones conflictivas en el mismo documento.
Si ve a alguien editando incorrectamente una sección de un documento, o haciendo cambios con los que no está de acuerdo, puede agregar un comentario directamente a esa persona .
A la derecha de los iconos de usuario en la parte superior del documento, verá el icono de una persona hablando dentro de un círculo blanco. Cuando selecciona esto, abre un área de comentarios generales.
Simplemente escriba su comentario y presione Entrar. Todos los que estén viendo el documento podrán ver todos los comentarios en el área general de comentarios.
Usted sabe cuando alguien ha actualizado un nuevo comentario al área de comentarios por el punto rojo que aparece encima de este icono.
A medida que cada persona responde, el nuevo comentario aparece debajo del anterior en el hilo de comentarios.
Presione X a la derecha de los nombres en el cuadro de comentarios, o seleccione el icono de comentarios para que la ventana de comentarios desaparezca nuevamente.
Crear un nuevo chat de Google Docs
Para crear un nuevo chat de Google Docs, simplemente resalte cualquier texto en un documento de Google Docs. Cuando haga esto, verá un pequeño icono de comentario a la derecha de ese texto resaltado.
Cuando pase el mouse sobre ese icono, verá el texto "Agregar un comentario".
Cuando selecciona este icono, se abrirá una ventana de comentarios donde puede compartir sus pensamientos sobre el texto en el documento que ha resaltado.
Cuando termine de escribir su comentario, simplemente seleccione el botón Comentario y aparecerá ver el cuadro de comentarios cambiar a un comentario permanente.
Hay algunas opciones que acompañan a comentarios como este.
Gestión de comentarios
Cuándo Si selecciona los tres puntos a la derecha de un comentario, verá tres opciones.
Los enlaces de comentarios son muy efectivos para ayudar a las personas a encontrar exactamente comentario, especialmente dentro de documentos que tienen una gran cantidad de comentarios.
Puede pegar el enlace en un chat de mensajería instantánea, un SMS móvil o un correo electrónico.
Cuando el destinatario selecciona el enlace, lo llevará directamente al documento donde se insertó el comentario. Pueden responder al comentario o seleccionar Resolve.
Resolver un comentario hace que desaparezca del hilo de comentarios. Parece que el comentario se ha eliminado, pero en realidad solo está oculto en el margen derecho.
Si desea ver todos los comentarios que se han publicado en el documento, simplemente seleccione el icono de comentario negro en la esquina superior derecha del documento.
Esto le muestra todos los comentarios que se publicaron en el documento junto con toda la siguiente información sobre el comentario.
Seleccione Comentariopara agregar nuevos comentarios al hilo de comentarios. Seleccione Notificacionespara cambiar la configuración del correo electrónico de modo que solo reciba notificaciones cuando alguien responda a sus comentarios, o no reciba ninguna notificación.
Edición y resolución de ediciones
El chat de Google Docs es especialmente útil para hacer sugerencias de edición de un documento sin hacerlas realmente.
De manera predeterminada, Google Docs le permite realizar modificaciones en un documento y las modificaciones surten efecto de inmediato. Para cambiar el modo de edición solo a los cambios sugeridos, seleccione la flecha desplegable a la derecha de la palabra Ediciónen la parte superior derecha del documento.
Seleccione Sugerirde la lista desplegable.
A medida que realiza modificaciones en el documento, el texto en el documento se tacha con el texto de reemplazo que se muestra al lado. Cada edición abre un nuevo comentario a la derecha con una descripción de la edición que se realizó.
El propósito de esta función es que un editor final o el escritor original puedan pasar por las ediciones y acepte los cambios individualmente seleccionando la marca de verificación para ese comentario de edición.
Sin embargo, si no desea resolver los comentarios individualmente, hay un truco útil para resolverlos todos a la vez.
Para hacer esto, seleccione el menú Herramientasy seleccione Revisar ediciones sugeridas.
Esto abrirá una pequeña ventana en la parte superior derecho del documento. Puede seleccionar la flecha hacia arriba o hacia abajo para desplazarse por cada uno de los comentarios de edición en el documento. Puede seleccionar Aceptaro Rechazarlas ediciones individuales.
Si desea aceptarlas o rechazarlas todas, seleccione la flecha desplegable en el lado derecho del botón Aceptar o Rechazar.
Puede seleccionar Aceptar todopara aprobar todas las ediciones. Esto actualizará todo el documento utilizando las ediciones sugeridas y resolverá todos los comentarios asociados.
Obtenga más información sobre resolviendo comentarios en Google Docs.
Comentarios para ayudar con la colaboración
Usar un procesador de texto basado en la nube como Google Docs hace que colaborando en documentos sea muy fácil.
El sistema de comentarios está configurado de una manera que hace que discutir los cambios de documentos entre un equipo sea conveniente y fácil. Una vez que todos se acostumbren al funcionamiento del sistema de chat de Google Docs, descubrirán que su equipo es mucho más eficiente cuando trabajan juntos en documentos.