Cómo combinar correspondencia de Excel a Microsoft Word

Si desea crear una combinación de correspondencia de Excel a Word, es necesario algo más que simplemente conectar una hoja de cálculo. Ya sea que configure la hoja de Excel desde cero o importe un archivo de texto o CSV, debe asegurarse de que sus datos estén estructurados correctamente.

Le mostraremos cómo formatear su lista de correo en un documento de Microsoft Excel para que cuando la conecte a Word para la combinación de correspondencia, todo funcione correctamente.

Importar un archivo a Excel

Si tiene un archivo de texto o CSV como fuente de datos para la lista de correo, puede importarlo a un archivo de Excel. Desde allí, puede organizar y formatear los datos correctamente antes de conectarlos mediante la función de combinación de correspondencia o el Asistente en Word.

Si bien el proceso es similar para las versiones de Excel, es ligeramente diferente para Microsoft 365 frente a Excel para Mac u otras versiones de Excel.

Importar un archivo usando Microsoft 365

Si utiliza Excel con Microsoft 365 en Windows, siga estos pasos para importar su archivo de datos.

  1. Vaya a la pestaña Datosy seleccione Desde texto/CSVen la sección Obtener y transformar datos de la cinta.
    1. Busque y seleccione el archivo. Luego, elija Importar.
      1. En la ventana emergente, confirme o edite los tres menús desplegables en la parte superior para Origen del archivo, Delimitador y Detección del tipo de datos.
        1. Para formatear los campos al importar, seleccione Transformar datos. Nota: Si planeas formatearlos más adelante, selecciona Cargarpara importar los datos directamente.
          1. Si elige Transformar datos, seleccione la primera columna a la que desea dar formato en la ventana de Power Query que se muestra.
          2. Luego, vaya a la pestaña Inicioy use la lista desplegable Tipo de datosen la sección Transformar para elegir el formato.
            1. Seleccione Reemplazar actual.
              1. Continúe este proceso para cada columna de su conjunto de datos.
              2. Cuando termines, verás los resultados de vista previa y podrás seleccionar Cerrar y cargaren la pestaña Inicio.

                3. Recibirás tu archivo importado con el número de filas cargadas. Luego puede realizar ajustes adicionales según sea necesario y guardar el archivo..

                Importar un archivo usando otras versiones de Excel

                Si estás usando Excel en Mac u otra versión como Excel 2013, sigue estos pasos para importar un archivo de texto o CSV.

                1. Vaya a la pestaña Datos, abra el menú Obtener datosy seleccione De texto.
                  1. Busque y seleccione el archivo. Luego, elija ImportaruObtener datos.
                    1. En la ventana del Asistente de importación de texto, seleccione Delimitadoy, opcionalmente, establezca Iniciar importación en fila, Origen del archivo y si sus datos contienen encabezados de columna. Seleccione Siguiente.
                      1. En la siguiente pantalla, marque la casilla de verificación correspondiente al tipo de delimitador que esté utilizando, como tabulación, coma o espacio, y seleccione Siguiente.
                        1. En la pantalla final, tiene la opción de formatear los datos. Para hacerlo, seleccione cada columna y elija su formato de datos en la parte superior. Aviso para fechas, puedes elegir la estructura; para datos numéricos, puede seleccionar Avanzadopara elegir los separadores decimales y de miles. Seleccione Finalizar.
                          1. En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione una celda para una hoja existenteo elija Nueva hojapara los datos. Seleccione Importar.

                            2. Luego tendrás tu lista de destinatarios importada y lista para revisarla, editarla y guardarla.

                            Configurar el correo Lista en Excel

                            Ya sea que importe un archivo como se describe anteriormente o cree su lista de correo en Excel desde cero, hay varias cosas que debe tener en cuenta. Es posible que tengas que ajustar tus datos de Excel.

                            Asegúrese de que:

                            • Los datos tienen el formato correcto para texto, porcentajes y números (se describe a continuación)
                            • Los nombres de las columnas en su hoja coinciden con los nombres de los campos que planea usar en Word
                            • Los datos están en la primera hoja de su libro de trabajo
                            • El libro se guarda localmente (en su computadora)
                            • Las ediciones o cambios se finalizan antes de conectar la hoja en Word

                              • Formatear la lista de correo en Excel

                              Además de administrar los datos de su lista de correo en Excel, debe asegurarse de que tengan el formato correcto. Esto es imperativo para porcentajes y códigos postales..

                              • Porcentajes: de forma predeterminada, los porcentajes se multiplican por 100. Formatee los porcentajes como Texto si desea evitar este cálculo.
                              • Números: formatee los números para que coincidan con sus categorías. Por ejemplo, utilice Moneda para cantidades en dólares.
                              • Zip o códigos postales: formatee los códigos postales como texto. Si los formatea como Números, perderá los ceros iniciales de códigos como 00321.

                                • Para dar formato a sus datos, seleccione una columna, vaya a la pestaña Inicioy elija el formato en la lista desplegable Formato de número.

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                                Tenga en cuenta que aunque formatea los datos específicos de su categoría, no muestra los símbolos correspondientes cuando lo conecta a Word. Por ejemplo, cuando asigna un porcentaje, solo verá el número, no el signo de porcentaje. Debe agregar los símbolos que desee junto a los campos asignados en el documento de combinación de correspondencia de Word.

                                Listo para fusionar

                                Una vez que tenga su lista de destinatarios lista para usar en Excel, es hora de utilizar la función de combinación de correspondencia de Word para finalizar el proceso. Ya sean cartas personalizadas o mensajes de correo electrónico, consulte nuestro tutorial de crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word para obtener detalles completos.

                                Además, puedes consultar cómo crear etiquetas en un documento de Word desde una hoja de cálculo de Excel.

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                                6.12.2023