Si está buscando crear e imprimir etiquetas de cualquier tipo, no busque más allá de Microsoft Word y Excel. Puede almacenar los datos de sus etiquetas en Excel y luego recuperarlos en Word para guardar o imprimir sus etiquetas.
En esta guía, aprenderá a crear una hoja de cálculo de etiquetas en Excel que sea compatible con Word, configure sus etiquetas y guárdelas o imprímalas.
1. Ingrese los datos de sus etiquetas en una hoja de cálculo de Excel
El primer paso es crear una hoja de cálculo de Excel con los datos de su etiqueta. Asignará un encabezado apropiado a cada campo de datos para que pueda recuperar los encabezados en Word.
Para el siguiente ejemplo, crearemos una hoja de cálculo con los siguientes campos:
Nombre
Apellido
Dirección postal
Ciudad
Estado
Código postal
Para comenzar a crear su hoja de cálculo de Excel:
Inicie Microsoft Excel en su computadora Windows o Mac y cree una nueva hoja de cálculo.
En Excel pantalla de hoja de cálculo, seleccione la primera celda de la primera fila y escriba Nombre.
Seleccione la primera celda de la columna By escriba Apellido. Del mismo modo, agregue Dirección de calle, Ciudad, Estadoy Código postala la C, D, Ey Fprimeras filas de las columnas, respectivamente.
Ahora agregue los datos debajo de cada encabezado que acaba de crear. Su hoja de cálculo debería verse así:
Cuando haya terminado de agregar datos, guarde su hoja de cálculo seleccionando Archivoen la parte superior.
Seleccione Guardaren la barra lateral izquierda.
Seleccione Examinaren el panel a la derecha.
Elija una carpeta para guardar su hoja de cálculo, ingrese un nombre para su hoja de cálculo en el Nombre de archivoy seleccione Guardaren la parte inferior de la ventana.
Cierre la ventana de Excel.
Su hoja de cálculo de Excel ya está lista.
2. Configurar etiquetas en Word
El segundo paso es configurar las dimensiones de sus etiquetas en Word. Hay varios diseños de etiquetas predefinidos entre los que puede elegir. Incluso puede crear su propia etiqueta con dimensiones personalizadas, si lo desea.
Inicie Microsoft Word en su computadora Windows o Mac y comience un nuevo documento en blanco.
En el pantalla de edición de documentos, seleccione la pestaña Correspondenciade la barra de herramientas superior.
En la pestaña Correspondencia, seleccione Iniciar combinación de correspondenciay luego elija Etiquetasen el menú.
En la ventana que se abre, seleccione un etiquetar proveedor en el menú desplegable Etiquetar proveedores. Luego, seleccione un tipo de etiqueta de la lista Número de producto. Por último, seleccione Acept.
Si desea crear una etiqueta personalizada, seleccione el botón Nueva etiquetay especifique las dimensiones de su etiqueta en las siguientes ventana.
Su diseño de etiqueta ahora está configurado y mantenga este documento abierto en Word.
3. Traiga los datos de Excel al documento de Word
Ahora que sus etiquetas están configuradas, importar los datos que guardó en su hoja de cálculo de Excel en su documento de Word. No necesita abrir Excel para hacer esto.
Para comenzar:
Mientras su documento de Word todavía está abierto, seleccione Mailingsen la parte superior.
En la pestaña Correspondencia, seleccione Seleccionar destinatariosy elija Usar una lista existente. Le está diciendo a Word que desea usar una lista predefinida para sus etiquetas.
En el Explorador de archivosque se abre, navegue hasta la carpeta que contiene la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Haga doble clic en la hoja de cálculo para importarla a su documento de Word.
Word abrirá una Seleccionar tabla ventana. Aquí, seleccione la hoja que contiene los datos de la etiqueta.
Marque la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columnay seleccione Aceptar.
4. Agregar etiquetas de Excel a un documento de Word
Ahora especificará los campos que le gustaría usar en sus etiquetas.
Para hacer eso:
Asegúrese de que todavía está en el documento de etiquetas en Word.
Seleccione la pestaña Correspondenciaen la parte superior y luego en Escribir e insertar Campos, seleccione la opción Bloque de dirección.
En el Insertar bloque de direccionesque se abre, seleccione el botón Coincidir campos.
Word abre una ventana Coincidir campos. Aquí, asegúrese de que cada campo en Obligatorio para el bloqueo de direccionescoincida con el campo apropiado en su hoja de cálculo. Por ejemplo, Dirección 1debe configurarse para usar Dirección de callede su hoja de cálculo, y así sucesivamente.
Seleccione Aceptarpara cerrar la ventana.
De nuevo en la ventana Insertar bloque de direcciones, puede ver una vista previa de su etiqueta. Asegúrese de que esta vista previa represente las etiquetas reales que desea crear. Luego, seleccione Aceptaren la parte inferior de la ventana.
En su documento de Word, notará que la primera etiqueta ahora dice <>
Seleccione la pestaña Mailingsen la parte superior y luego seleccione Actualizar Etiquetas.
Todas las etiquetas de su documento ahora deben decir <>
5. Cree etiquetas desde Excel en un documento de Word
Word ahora tiene todos los datos que necesita para generar sus etiquetas. Ahora finalizará el proceso y Word mostrará los datos reales de cada etiqueta:
En la pestaña Correspondenciade Word, seleccione Finalizar y fusionar y elija Editar documentos individualesen el menú.
En la ventana que se abre, elija Todoy seleccione Acept.
Su documento de Word ahora debería mostrar todas sus etiquetas con sus datos individuales.
Ahora puede guardar este documento de etiquetas, generar un PDF a partir de él o físicamente imprima el documento (etiquetas).
6. Guardar etiquetas de Word creadas a partir de Excel como PDF
No es necesario que utilice una herramienta de terceros para guardar el documento de etiquetas de Word como PDF:
Seleccione la pestaña Archivoen la parte superior de la ventana de Word.
En la barra lateral de la izquierda, seleccione Guardar como.
Elija Examinaren el panel derecho.
Seleccione una carpeta para guardar su PDF en, ingrese un nombre para su PDF en el campo Nombre de archivo, elija PDFen el menú desplegable Guardar como tipoy seleccione Guardar.
7. Imprimir etiquetas de Word creadas desde Excel
Puede imprimir sus etiquetas directamente desde Word. Asegúrese de tener la impresora está conectada a su computadora cuando realice la impresión:
Seleccione la pestaña Archivoen la parte superior de la ventana de Word.
Seleccione Imprimiren la barra lateral izquierda.
Elija una impresora de la Impresoraen el panel derecho y luego seleccione Imprimiren la parte superior.
Y ya está todo listo.
Como puede ver arriba, Word y Excel lo ayudan a crear casi todo tipo de etiquetas en sus computadoras Windows y Mac. Si esto le ayudó a generar el tipo de etiquetas en Excel que deseaba, háganoslo saber en los comentarios a continuación.
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