Cómo usar Combinar correspondencia en Word para crear cartas, etiquetas y sobres

La combinación de correspondencia es una característica de Microsoft Word que lo ayuda a simplificar la creación de cartas, etiquetas, sobres, correos electrónicos y un directorio personalizados. Dado que la combinación de correspondencia no se encuentra entre las funciones de MS Word más utilizadas, es posible que algunos usuarios no sepan cómo realizar una combinación de correspondencia en Word para crear cartas, etiquetas y sobres.

Si está tratando de ahorrar tiempo en la personalización manual de cada letra, etiqueta u otros documentos, la combinación de correspondencia puede ser útil. Incluso si nunca ha intentado crear una carta de combinación de correspondencia, el proceso es bastante sencillo y lo guiaremos a través de cada paso a continuación.

Cómo crear cartas de combinación de correspondencia

Microsoft Word tiene un asistente que lo guía a través de crear cartas de combinación de correspondencia. El asistente le pedirá la carta que le gustaría usar y los destinatarios de la carta en el camino, así que asegúrese de tener una lista de destinatarios lista para insertar. Si no lo hace, no hay problema, siempre puede agregar una lista de destinatarios manualmente.

  1. Abra un documento de Word y escriba su mensaje. Omita los elementos personalizados (por ejemplo, título, nombre, ciudad, etc.). Por ahora, puede dejar un espacio en blanco donde desea insertar estos elementos, así:
    1. Cuando su plantilla está lista, seleccione Correos>Iniciar combinación de correspondencia>Asistente de combinación de correspondencia paso a pasoen la cinta superior.
      1. Aparecerá un nuevo panel a lo largo del borde derecho de la ventana de MS Word. Este es el asistente que lo guiará a través del proceso. Como primer paso, deberá seleccionar el tipo de documento en el que está trabajando. Seleccione Letrasy elija Siguiente: Documento inicial.
        1. Deberá elegir el documento que desea usar para la combinación de correspondencia en el próximo.
          Si ya ha escrito algún contenido para su carta, seleccione Usar el documento actual.
          Si desea utilizar una plantilla lista para usar, seleccione Empezar desde una plantilla.Cuando haya elegido un documento inicial, haga clic en Seleccionar destinatarios.
          1. El siguiente paso es seleccionar los destinatarios. Suponiendo que tiene una hoja de Excel llena con los datos del destinatario, puede importar los datos seleccionando la opción Usar un archivo existentey seleccionando Examinaren la sección siguiente.

            2. Navegue a la hoja que contiene la lista de destinatarios usando el explorador, seleccione la hoja y seleccione Abrir.

            Cuando seleccione la hoja, verá la ventana Seleccionar tabla. Seleccione la(s) tabla(s) relevante(s). Asegúrese de marcar la casilla junto al texto La primera fila de datos contiene encabezados de columnasi eso es cierto para sus datos, y seleccione Aceptar.

            A continuación, verá la lista de destinatarios que Word utilizará en su combinación. Si todo se ve bien, seleccione Aceptar.

            Cuando haya agregado la hoja de Excel, seleccione Siguiente: Escriba su carta.

            1. Ya está listo para agregar marcadores de posición en su carta. Lleve el cursor al lugar donde desee agregar el marcador de posición y seleccione Más elementosen el panel de combinación de correspondencia.

              2. El Insertar campo de combinacióndesde donde puede seleccionar el marcador de posición relevante y seleccionar Insertarpara agregarlo a su carta.

              1. Cuando haya insertado todos los campos de combinación, seleccione Siguiente: Vista previa de sus letras.

                2. Esto le mostrará una vista previa de todas las letras generadas con la combinación de correspondencia. Puede usar los botones de flecha en el panel de combinación de correspondencia para cambiar la vista previa de las letras.

                1. Seleccione Siguiente: Completar la combinación. En el siguiente paso, seleccione Imprimir(si desea imprimir todas las letras) o Editar letras individuales>Todas(si desea imprimir para combinar las letras en un solo documento).

                  2. Cómo crear etiquetas de combinación de correspondencia

                  Siempre es una buena idea compilar su lista de correo ordenadamente en una hoja de Excel para que no se sienta mareado cuando necesite los detalles de correo de alguien. Sin embargo, si desea imprimir las etiquetas, la compilación de su hoja de Excel no será suficiente. En su lugar, deberá crear etiquetas de combinación de correspondencia en MS Word.

                  1. Si ya tiene una hoja de Excel con detalles de envío, puede pasar al siguiente paso. Si no, organice su lista de correo en una hoja de Excel. Agregue algunos encabezados (Nombre, Apellido, Dirección, etc.) y ordene su lista.
                  2. Cambie a MS Word. Utilice el asistente para crear etiquetas. Abra un documento en blanco y seleccione Correos>Seleccionar combinación de correspondencia>Asistente de combinación de correspondencia paso a paso.
                    1. Seleccione Etiquetasy luego Siguiente: Documento inicial.
                      1. En la siguiente pantalla, seleccione Cambiar diseño del documento. A continuación, seleccione Opciones de etiquetapara establecer el número de producto y la marca de la etiqueta.

                        2. Una vez que seleccione Aceptar, verá las etiquetas delineadas en su documento. Si no lo hace, vaya a Diseño de tabla>Bordesy seleccione Ver líneas de cuadrícula.

                        1. Vuelva a la pestaña Correosen MS Word y seleccione Seleccionar destinatarios>Usar una lista existente.

                          2. Navegue hasta el archivo de Excel que contiene la lista de correo. Seleccione el archivo y seleccione Abrir.

                          1. Verá Seleccionar tablaventana. Si tiene varias hojas en su libro de trabajo, verá más de un elemento aquí. Seleccione el que contiene su lista de correo. Marque la casilla junto al texto La primera fila de datos contiene encabezados de columnay seleccione Aceptar.
                            1. MS Word importa la lista de correo. Selecciona Bloqueo de direcciones. Mira la vista previa a la derecha.

                              2. Si no se ve como lo desea, seleccione Campos de coincidencia.Asegúrese de que todos los detalles correspondan a un encabezado apropiado de su hoja de cálculo y seleccione Aceptar.

                              Vuelva a mirar la vista previa. Si se ve bien, seleccione OK.

                              1. Ahora verá <>en la etiqueta . Vaya a Correos>Actualizar etiquetaspara agregar <>a todas las etiquetas.
                                1. Las etiquetas ahora están listas para fusionarse. Vaya a Correos>Finalizar y combinar>Editar documentos individuales.

                                  2. Verás una pequeña ventana emergente. Seleccione Todasy luego Aceptar.

                                  1. Ahora verá todas sus etiquetas fusionadas.

                                    2. Cómo crear sobres de combinación de correspondencia

                                    La creación de sobres de combinación de correspondencia es casi lo mismo que para las etiquetas, pero con algunas modificaciones.

                                    Nuevamente, haga clic en Correos>Iniciar combinación de correspondencia>Asistente de combinación de correspondencia paso a paso, pero esta vez , selecciona Sobresy luego selecciona Siguiente: documento inicialen la parte inferior.

                                    1. Estarás se le pide que seleccione un documento inicial. Seleccione Opciones de sobrepara seleccionar el tamaño del sobre y la posición de la dirección de entrega/retorno (consulte el siguiente paso) y seleccione Siguiente: Seleccionar destinatarios.
                                      1. Cuando selecciona Opciones de sobre, verá una pequeña ventana emergente. Seleccione su tamaño de sobre preferido y seleccione la fuente y la ubicación para la dirección de entrega y devolución.
                                        1. El siguiente paso en el asistente es seleccionar destinatarios. Seleccione Usar una lista existente(asumiendo que ya tiene una hoja de Excel que contiene los datos del destinatario) y seleccione Examinarpara buscar el archivo.Seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Siguiente: Organice su sobre.
                                          1. En la siguiente pantalla, seleccione Bloque de direcciones, mire la vista previa para asegurarse parece que lo desea y seleccione Aceptar.

                                            2. Ahora verá <>aparecen en el sobre.

                                            1. Seleccione Siguiente: Vista previa de sus sobres. Verá la misma vista previa que vio en el paso anterior pero en su documento. Puede usar los botones de flecha en el panel del asistente para alternar entre sobres.

                                              2. Sus sobres ahora están listos para fusionarse. Seleccione Siguiente: Complete la combinación.

                                              1. En la siguiente pantalla, verá una opción para Editar sobres individuales. Selecciónelo, seleccione Todopara fusionar todos los registros y seleccione Aceptar.

                                                2. Ahora verá todos los sobres combinados en un solo documento.

                                                Impresión masiva y correos electrónicos simplificados

                                                Usar la combinación de correspondencia puede ahorrarle una tonelada de tiempo que, de otro modo, dedicaría a personalizar sus cartas, etiquetas o sobres. Sin embargo, eso no es todo lo que puede hacer con MS Word. También puede crear tarjetas de felicitación, folletos y fichas.

                                                La combinación de correspondencia existe desde hace un tiempo, pero si está buscando hacer que sus procesos sean eficientes, Microsoft Office 2019 introdujo algunas características interesantes es posible que desee ver.

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                                                6.10.2021