La codificación física parece un concepto de programación complejo, pero es un concepto fundamental en Microsoft Excel. Aprendamos qué es y cuándo debes usarlo.
El concepto es familiar para quienes conocen bien un lenguaje de programación: simplemente reemplace las celdas con variables que contengan valores específicos y el significado funcional seguirá siendo el mismo.
Un curso intensivo sobre referencias celulares
Para entender la codificación, necesitamos saber cómo funcionan las referencias de celda de Excel porque ahí es donde comienza todo.
Se puede hacer referencia a cada celda en Excel combinando su número de columna alfabético y su número de fila numérico. Esto le permite indicar celdas específicas con notaciones como A3, D5, etc.
En lugar de celdas individuales, puede hacer referencia a rangos completos con dos puntos. Si escribe B4:B12, por ejemplo, obtendrá todas las celdas de ese rango. Incluso puedes vincular hojas entre diferentes hojas y libros de trabajo con estas relaciones.
Casi todas las operaciones matemáticas en las celdas se realizan utilizando sus referencias de celda, lo cual es más conveniente que buscar e ingresar los valores reales. Hay otra razón, pero hablaremos más sobre ella en la siguiente sección.
¿Por qué se recomienda utilizar referencias de celda en Excel?
La premisa de utilizar Excel es la conveniencia de actualizar valores debido a su fórmulas. Supongamos que tiene una hoja de cálculo que calcula los gastos totales de una empresa en un mes y utiliza ese total en muchos otros gráficos y cálculos.
Con lápiz y papel, tendrás que volver a calcular el total y todos los demás cálculos que utilizaron su valor, lo cual es un proceso tedioso y propenso a errores. Sin mencionar que es casi imposible si la hoja de cálculo tiene miles de entradas.
Pero en Excel, siempre que utilices las referencias de celda correctas, no tienes que preocuparte por corregir los cálculos. Cambie cualquier valor que necesite y todos los cálculos que hagan referencia a esa celda actualizarán automáticamente sus resultados (aunque es posible que deba usar el botón Calcular hoja).
¿Qué es la codificación rígida? ¿Cuándo debería usarlo?
La codificación estricta en Excel consiste en deshacerse de las referencias de celda en favor de valores absolutos. Esto significa que no importa qué cambios se produzcan en las celdas o su contenido, los valores codificados seguirán siendo los mismos.
Generalmente, no es una buena idea utilizar valores codificados. Una codificación rígida mal planificada es la forma en que las hojas de cálculo complejas se rompen, ya que es complicado buscar los valores codificados y cambiarlos si surge la necesidad..
Sin embargo, hay ciertas situaciones en las que la codificación rígida es práctica. Cosas como constantes o datos históricos son valores que desea mantener iguales en función de sus referencias.
Para tales números, utilizamos codificación rígida en Excel. A continuación se muestran algunas formas de hacerlo.
Métodos de codificación física
Introducción manual de valores (no recomendado) )
La forma más fácil (y menos aconsejable) de codificar es introducir manualmente los números que necesita. Esto significa no utilizar referencias de celda, sino simplemente escribir los valores.
Sólo debe utilizar este método para valores de cadena, ya que no están destinados a utilizarse en cálculos. Y, por supuesto, la primera vez que ingresas cualquier valor en tu hoja de cálculo también es técnicamente una codificación estricta.
Solo recuerda usar referencias en cualquier fórmula que use estos valores base.
Definir una constante (usando el Administrador de nombres)
La forma más elegante de codificar es definiendo valores constantes. Excel proporciona el Administrador de nombrespara hacer precisamente esto.
La idea es darle un nombre a su valor codificado en la hoja de cálculo para que quede claro cuál es la función del valor, además de brindarle una ubicación central desde la cual cambiarlo. Esto se parece mucho al funcionamiento de las constantes en muchos lenguajes de programación.
Aunque quizás te preguntes: ¿cuál es el punto de usar Definir nombre cuando puedes obtener resultados similares ingresando el valor en una celda dedicada y haciendo referencia a él? La única diferencia es que el nombre significa más claramente lo que representa el valor.
Puedes definir un rango completo de valores con este método, además de crear constantes con nombre que no existen en la hoja de cálculo.
Con el comando especial Pegado.
Por lo general, cuando copia una selección de celdas que contienen fórmulas, Excel ajusta automáticamente las referencias a su nueva ubicación. Pero, ¿qué pasa si estás copiando un conjunto de datos antiguo y solo necesitas sus valores originales tal como están?
Aquí es donde entra en juego el comando Pegado especial. Pegado especial puede pegar selectivamente ciertos aspectos de los datos que estás copiando en lugar de todo.
El uso común de este comando es copiar solo las fórmulas utilizadas, pero también puedes hacer lo contrario y pegar solo los valores. Esto le brinda los resultados de los cálculos originales en un formato codificado para que cualquier cambio en los números originales no los afecte.
Es ¿Vale la pena codificar en MS Excel?
A menos que sepa lo que está haciendo, evitar cualquier forma de codificación estricta es una buena idea. Recordar usar relativo o, mejor aún, referencias de celda absolutas y mantener tus fórmulas limpias te ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro.
Dicho esto, un usuario cuidadoso puede aprovechar algunas formas específicas de codificación para hacer ciertos cálculos más concisos y elegantes. Cosas como constantes con nombre u operaciones realizadas mediante Pegado especial pueden introducir valores codificados sin ensuciar la hoja de cálculo.
Por otro lado, siempre se debe evitar la codificación manual a menos que esté ingresando datos base para usarlos más en cálculos de hojas de cálculo.
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