Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Gmail

Cuando quieras enviar el mismo correo electrónico a tus clientes, clientes, empleados, miembros del club o un grupo similar, puedes escribir un correo electrónico una vez y enviar mensajes a todos usando la herramienta de combinación de correspondencia de Gmail.

La combinación de correspondencia en Gmail, antes denominada función de "envío múltiple", le permite insertar contactos de Google o una lista de correo de Google Sheets. Luego, personalice su mensaje de correo electrónico con etiquetas combinadas, incluya enlaces únicos para cancelar la suscripción y disfrute de un sencillo proceso de correo electrónico masivo utilizando su aplicación de correo electrónico favorita.

Acerca de la combinación de correspondencia en Gmail

Echemos un vistazo a los requisitos de la cuenta de Google, los límites de envío y otros detalles relacionados con la combinación de correspondencia en Gmail.

  • La combinación de correspondencia está disponible para los suscriptores de Google Workspace, incluidos Workspace Individual, Business Standard y Plus, Enterprise Starter, Standard y Plus, y Education Standard y Plus.
  • Las cuentas de Google Workspace admitidas tienen un límite diario de 2000 correos electrónicos salientes. Con la combinación de correspondencia, puedes enviar correos electrónicos a hasta 1500 destinatarios, lo que te deja 500 para otros correos electrónicos.
  • Solo puedes agregar un destinatario al Campo CC o BCC mediante la combinación de correspondencia. Solo tenga en cuenta que esto envía un correo electrónico a esa dirección para cada destinatario en el campo Para. Por ejemplo, si envía una combinación de correspondencia a 100 destinatarios, la dirección en el campo CC recibe 100 copias de ese correo electrónico.
  • Puede incluir archivos adjuntos mediante combinación de correspondencia; sin embargo, esto cuenta para su espacio de almacenamiento. Por ejemplo, si envía un archivo adjunto de 1 MB a 100 destinatarios, utilizará 100 MB de espacio.
  • Cada mensaje contiene un enlace exclusivo para cancelar la suscripción generado automáticamente en la parte inferior en caso de que ese destinatario en particular ya no quiera recibir sus correos electrónicos.
  • Si un destinatario canceló previamente la suscripción a sus mensajes y lo incluye en una combinación de correspondencia, verá una notificación después de enviar el correo electrónico con la cantidad de destinatarios que no recibirán el mensaje.
  • No puedes usar la combinación de correspondencia para respuestas o reenvíos o cuando programar correos electrónicos o usas modo confidencial.

    • Cómo agregar destinatarios a la combinación de correspondencia en Gmail

    Si bien puedes seleccione los destinatarios de su correo electrónico después de redactar el mensaje, es mejor seleccionarlos de antemano cuando utilices la combinación de correspondencia. Luego se le solicitarán las etiquetas combinadas disponibles para personalizar el mensaje.

    Agregar destinatarios de contactos de Google.

    Para comenzar a utilizar tus contactos de Google como destinatarios, sigue estos pasos.

    1. Elija Redactaren la parte superior izquierda para crear un nuevo correo electrónico. Utilice el icono Mostrar menú principal(tres líneas) si no ve Redactar.
      1. En la ventana Redactar, seleccione el icono Usar combinación de correspondencia(símbolo de contacto) en el extremo derecho del campo Paray marque la casilla Combinar correspondencia.
        1. Luego puedes comenzar a escribir los nombres de tus destinatarios y seleccionarlos de las sugerencias o seleccionar el enlace Paray elegir destinatarios en la ventana Seleccionar contactos.

          2. Agregar destinatarios desde Google Sheets

          Para insertar destinatarios desde Hojas de cálculo de Google, comience por asegurarse de que su hoja esté configurada correctamente.

          • Toda la información del destinatario debe estar en la primera pestaña de la hoja de cálculo.
          • Cada destinatario y sus datos deben estar en una fila separada.
          • Utilice encabezados de columna de solo texto para designar las etiquetas de combinación. Si un encabezado contiene un carácter especial, la etiqueta de combinación se identifica mediante la letra de la columna, por ejemplo, @A para la columna A.

            • Si tu hoja está lista, elige Redactaren la parte superior izquierda de Gmail para crear el mensaje.

            1. Seleccione el icono Usar combinación de correspondenciaen el extremo derecho del campo Paray marque la casilla Combinación de correspondencia. Luego, seleccione Agregar desde una hoja de cálculo.
              1. En la ventana que aparece, use las pestañas de Google Drive en la parte superior para ubicar y elegir Google Sheet. Luego, seleccione el botón Insertaren la parte inferior derecha.
                1. En la ventana siguiente, utilice los cuadros desplegables para elegir los nombres de las columnas que contienen los detalles de los destinatarios de las etiquetas de combinación. Tenga en cuenta que es posible que solo vea cuadros desplegables para Correo electrónico, Nombre y Apellido; sin embargo, verá etiquetas combinadas disponibles en el correo electrónico para los demás detalles de su hoja.
                  1. Seleccione Finalizary regresará a la ventana Redactar con el nombre de la hoja en el campo Para.

                    2. Consejo: Si tu lista de destinatarios está en Excel, mira formas de convertir el archivo de Excel a Google Sheets para la combinación de correspondencia.

                    Cómo utilizar etiquetas de combinación en su correo electrónico.

                    Una vez que haya agregado sus destinatarios a la combinación de correspondencia, tendrá las etiquetas de combinación disponibles para usar.

                    Al momento de escribir este artículo:

                    • Si agrega destinatarios de Contactos de Google, puede usar etiquetas para el nombre, apellido o nombre completo, así como la dirección de correo electrónico.
                      • Si agrega destinatarios desde Google Sheets, puede usar etiquetas para los encabezados de las columnas en su hoja de cálculo.

                        • Agregar una etiqueta de combinación

                        Para agregar una etiqueta a su correo electrónico, escriba el símbolo @ (At) con el nombre de la etiqueta o seleccione la etiqueta de la lista desplegable que aparece.

                        Puedes agregar las etiquetas en casi cualquier lugar de tu mensaje, excepto en la línea de asunto del correo electrónico y dentro del texto con hipervínculo.

                        Vista previa de una etiqueta de combinación

                        Si tienes curiosidad por saber cómo se muestran los detalles después de insertar una etiqueta merge, puedes ver fácilmente una vista previa.

                        1. Pase el cursor sobre una etiqueta combinada en su mensaje y seleccione Vista previa.
                          1. Luego verá aparecer una ventana que muestra cada destinatario y sus detalles correspondientes para esa etiqueta. Si tienes muchos destinatarios, puedes utilizar la búsqueda en la parte superior para encontrarlos.
                            1. Seleccione Aceptarcuando termine y regresará a la ventana Redactar.

                              2. Incluir un valor predeterminado para una etiqueta de combinación

                              También puede establecer valores predeterminados para las etiquetas de combinación. Esto es útil si a un destinatario le faltan los detalles que estás intentando agregar. Por ejemplo, si inserta la etiqueta combinada Nombre y un destinatario no tiene un nombre en la lista, puede usar una palabra o frase predeterminada en su lugar.

                              Para agregar un valor predeterminado, coloque el cursor sobre la etiqueta merge en su correo electrónico y elija Establecer valor predeterminado.

                              Agregue la palabra o frase en el cuadro que aparece y seleccione Guardar.

                              Para cualquier destinatario al que le falte información, la etiqueta de combinación en el correo electrónico se reemplazará con el valor predeterminado.

                              Vista previa y envío de su correo electrónico

                              Cuando termines de crear tu combinación de correspondencia en Gmail, podrás obtener una vista previa del correo electrónico antes de enviarlo. Esto le permite ver el correo electrónico como lo verán sus destinatarios, de modo que si necesita realizar algún cambio, pueda hacerlo antes de presionar el botón Enviar.

                              1. Cuando estés listo, selecciona Continuaren la parte inferior de la ventana Redactar..
                                1. Verás un mensaje emergente con breves detalles sobre el correo no deseado al enviar correos electrónicos masivos. Seleccione Más informaciónpara obtener información adicional y luego Entendidopara continuar.
                                  1. A continuación, verá otra ventana emergente que le mostrará el número de destinatarios a los que envía el correo electrónico y una opción para ver una vista previa. Selecciona Enviar vista previa.

                                    2. Recibirás un correo electrónico con la etiqueta "Mensaje de prueba" en tu bandeja de entrada en unos minutos. Las etiquetas combinadas se completarán con el primer destinatario de su lista o el valor predeterminado, si corresponde.

                                    Una vez que revise la vista previa, puede regresar a la ventana Redactar para realizar los ajustes que desee. Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, siga estos mismos pasos y elija Enviar todoen la ventana Listo para enviar.

                                    Puedes encontrar los correos electrónicos de combinación de correspondencia que envías en tu carpeta Enviadoscomo cualquier otro correo electrónico enviado.

                                    Facilita los correos electrónicos con Gmail Combinación de correspondencia

                                    Cuando necesites enviar un boletín informativo, un anuncio u otro correo electrónico de forma masiva, recuerda la función de combinación de correspondencia de Gmail. Con la capacidad de insertar contactos de Google Sheets, usar campos de combinación para correos electrónicos personalizados y obtener una vista previa del mensaje antes de enviarlo, todo sin un complemento de combinación de correspondencia de terceros, el proceso no podría ser más sencillo.

                                    Para tutoriales relacionados con otras aplicaciones, consulte cómo crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word para mensajes impresos en lugar de marketing por correo electrónico..

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