Cómo programar una reunión en Microsoft Outlook

Si eres nuevo en Microsoft Outlook o en el ámbito de las reuniones, puedes programar reuniones en solo unos minutos. Seleccione o agregue a sus participantes, realice un seguimiento de quiénes asisten y realice cambios antes de la fecha de la reunión.

Para su próxima conferencia, inicio o actualización, aquí le mostramos cómo programar una reunión en Outlook.

Cómo Programe una reunión en Outlook

Cuando quieras programar una reunión usando Microsoft Outlook, tienes algunas formas diferentes de mostrar la ventana del nuevo evento. Abre Outlook y dirígete al siguiente lugar.

Desde tu bandeja de entrada de Outlook

Cuando veas tu bandeja de entrada, ve a la pestaña Inicio, abre el menú desplegable Nuevos elementosy elige Reunión. También puedes utilizar el método abreviado de teclado Ctrl+ Shift+ Q.

¿Quiere crear una reunión desde un correo electrónico específico en Outlook? Seleccione el botón Otras acciones(tres puntos) en el mensaje y elija Reunión.

Como alternativa, seleccione el correo electrónico, vaya a la pestaña Inicioy elija Responder con reuniónen la cinta o use Ctrl+ Alt+ R.

Desde tu calendario de Outlook

Si estás viendo tu calendario de Outlook, ve a la pestaña Inicioy selecciona Nueva reuniónen la cinta. También puedes utilizar el método abreviado de teclado Ctrl+ Shift+ Q.

Como alternativa, elija la fecha que desea utilizar y haga clic derecho en la hora. Seleccione Nueva solicitud de reunióno Nueva reunión periódicasegún su preferencia.

Nota: Si hace doble clic en la hora en una vista de calendario, se crea una cita en lugar de una reunión de forma predeterminada.

Ingrese los detalles de la reunión

Una vez que se abra la nueva ventana de la reunión utilizando uno de los métodos anteriores, podrá agregar los detalles en cualquier orden.

Ingrese el título, seleccione las horas de inicio y finalización de la reunión y, opcionalmente, elija la zona horaria o marque la casilla para una reunión de todo el día. También puede ingresar una ubicación o un enlace a una reunión en línea, o usar los botones de Ubicacióno Buscador de salassi tiene este tipo de elementos guardados.

También puede repetir la reunión, lo cual resulta útil para las reuniones que planea tener con regularidad. Seleccione Hacer recurrente(a menos que haya elegido Nueva reunión recurrente arriba)..

Luego, elija las horas de inicio y finalización, el patrón de recurrencia y el rango de recurrencia. Elija Aceptarcuando termine de mostrar esta información en la ventana de la reunión.

Si desea adjuntar un archivo, insertar una imagen, programar una reunión de Microsoft Teams o dibujar una ilustración, utilice las pestañas adicionales y las opciones de cinta en la parte superior.

Cómo agregar asistentes

Al igual que al crear una reunión en Outlook, tienes más de una forma de agregar asistentes. Puede incluir a los participantes en cualquier momento durante la configuración de la reunión. Para invitar a los asistentes después de programar la reunión, diríjase a la siguiente sección.

Ingresar asistentes a la reunión

Puede agregar rápidamente asistentes a su reunión ingresando sus nombres o direcciones de correo electrónico junto a Obligatorio(aquellos que deben asistir) u Opcional(aquellos que pueden asistir) en la parte superior de la ventana.

Para agregar participantes desde su libreta de direcciones de Outlook, seleccione el botón Obligatoriou Opcional.

En la ventana emergente, elija una Libreta de direccionesen la parte superior si tiene más de una. Luego, seleccione un contacto y use el botón Obligatoriou Opcionalen la parte inferior para agregarlo a la reunión.

Elija Aceptary verá los contactos agregados a su convocatoria de reunión.

Utilice el Asistente de programación

Otra forma de agregar asistentes a una reunión es utilizar el Asistente de programación. Esta función está disponible para usuarios de cuentas microsoft 365 y Exchange.

Vaya a la pestaña Asistente de programacióny realice una de las siguientes acciones:

Ingrese los nombres o direcciones de correo electrónico debajo de Todos los asistentesa la izquierda. Verá las secciones Asistente obligatorioy Asistente opcional, así que asegúrese de ingresar los nombres en las áreas correctas.

Seleccione Agregar asistentesen la cinta para elegir participantes de su libreta de direcciones.

Cuando termine de usar el Asistente de programación, seleccione la pestaña Reuniónpara volver a la configuración de la reunión.

Cómo realizar un seguimiento de los asistentes

Para ver quién aceptó, rechazó, podría unirse (provisionalmente) o no respondió a su convocatoria de reunión, diríjase al Calendario en Outlook..

Haga doble clic en la reunión para abrirla y vaya a la pestaña Seguimiento. Verás cada invitado, si es Requerido u Opcional, y su respuesta a su invitación a la reunión a la derecha.

Cómo editar reuniones existentes

Todo el tiempo surgen cosas que pueden requerir que cambies una reunión que has programado. Como ejemplos, es posible que desee agregar o eliminar asistentes, cambiar la fecha u hora o incluir un archivo.

Seleccione el ícono Calendarioen la navegación de la izquierda y haga doble clic en la reunión en su calendario para abrirla.

Puede agregar asistentes como se describe anteriormente ingresando su nombre o dirección de correo electrónico, usando el botón Obligatorio u Opcional, o con el Asistente de programación. También puedes eliminar a un participante eliminando su nombre junto al campo Obligatoriou Opcional.

Realice cualquier otro cambio en el evento según sea necesario y seleccione Enviar actualizacióncuando termine.

Dependiendo de los cambios que realice, es posible que se le pregunte si desea enviar actualizaciones a los asistentes agregados, eliminados o a todos. Elija una opción para enviar su actualización.

Ediciones para organizadores que no son reuniones

Si no eres el propietario de la reunión pero quieres actualizar el evento agregando más participantes, esta es una opción.

Para agregar un asistente, abra la reunión en su calendario y vaya a la pestaña Reunión. Seleccione el menú desplegable Reenviaren la sección Acciones y elija una opción Reenviar o seleccione el menú desplegable Respondery seleccione Reenviar.

Elija al asistente de su libreta de direcciones o ingrese su nombre o dirección de correo electrónico en el campo Obligatoriou Opcionaly presione Enviar.li>

El organizador de la reunión recibirá una notificación de que usted reenvió la reunión a otra persona y debería ver cualquier otro cambio que haya realizado.

Nota: Si el organizador de la reunión deshabilitó el reenvío, no podrá enviar la convocatoria de reunión a otro participante.

Cómo comenzar tarde o Terminar temprano

Outlook para Microsoft 365 proporciona una característica conveniente para iniciar automáticamente reuniones tarde o finalizarlas antes. Esto es útil para darles a todos unos minutos adicionales entre reuniones..

Seleccione la pestaña Archivoy elija Opciones. Luego, seleccione Calendarioa la izquierda de la ventana Opciones de calendario.

A la derecha, vaya a la sección Opciones de calendario y marque la casilla Acortar citas y reuniones. Utilice el menú desplegable para seleccionar Terminar tempranoo Empezar tarde.

Luego, elija la cantidad de minutos para reuniones de menos de una hora de duración y reuniones de una hora o más.

Seleccione Aceptarcuando termine. Luego verás que la hora de inicio o la hora de finalización se actualizan automáticamente para adaptarse al horario seleccionado cuando creas una nueva reunión.

Prepárate para reunirte

Configurar una reunión en Outlook es fácil de hacer. Puede agregar varios asistentes, adjuntar elementos y realizar cambios antes de la reunión si es necesario.

Ahora que sabes cómo programar una reunión en Outlook, consulta cómo agregar Zoom a Microsoft Outlook para videollamadas.