Comprender cómo construir fórmulas es un paso fundamental en aprendiendo a usar excel. A continuación se ofrece una introducción a la sintaxis de las funciones y fórmulas en MS Excel.
Si bien puedes llegar lejos simplemente copiando fórmulas de otras hojas de cálculo o insertando funciones de Excel desde el menú dedicado, es una buena idea adquirir al menos un conocimiento básico de cómo funciona realmente la sintaxis. De esa manera, podrás corregir cualquier error o modificar las fórmulas para aprovechar al máximo tu hoja de cálculo.
¿Cuál es el significado de la sintaxis?
Los lenguajes de programación están diseñados para permitirle instruir a la computadora con oraciones estructuradas. La sintaxis simplemente se refiere a las reglas de un lenguaje tan estructurado, ya que la computadora no es lo suficientemente inteligente como para analizar cualquier texto que se desvíe del estándar esperado.
Microsoft Excel, aunque no es un lenguaje de programación, tiene la capacidad de instruir al programa mediante fórmulas. Y como cualquier otra forma de instrucción automática, tiene su propia sintaxis. Comprender esta sintaxis es clave para aprovechar las capacidades de la aplicación de hoja de cálculo.
¿Qué es una fórmula en Excel?
Una fórmula de Excel es una expresión que se puede ingresar en una celda en lugar de datos reales, usando operaciones matemáticas u otras funciones para generar un resultado. Por ejemplo, se puede escribir una fórmula para sumar todos los números de una columna y mostrar el resultado.
¿Por qué utilizar una fórmula para esto? Después de todo, usted mismo puede calcular manualmente el resultado e ingresarlo en el campo requerido.
La ventaja de utilizar una fórmula en lugar de un valor concreto para los cálculos es que facilita la actualización de la hoja de cálculo. Cada vez que realice cambios en los datos subyacentes que se incluyen en un cálculo, Excel volverá a calcular automáticamente los resultados.
Esto significa que puedes ampliar fácilmente una fórmula a cientos y miles de celdas sin perder precisión. Incluso puede copiar y pegar estas fórmulas en libros y hacer que Excel ajuste automáticamente los parámetros para que se ajusten a su nueva ubicación.
Construyendo una fórmula básica
Para ingresar una fórmula en una celda, comienza con un signo igual y luego escribe la expresión. Por ejemplo, al escribir esto obtendrás la suma de estos dos números:.
= 30 + 40
Por supuesto, realizar cálculos con números estáticos como este no es particularmente útil. Para sumar los números contenidos en una celda, debes utilizar referencias de celda.
Al igual que un cuadrado en un tablero de ajedrez, se puede hacer referencia a las celdas de una hoja de cálculo mediante una combinación de sus posiciones alfabéticas y numéricas. El número de fila numérico aumenta a medida que avanza en la hoja de cálculo, mientras que los números de columna alfabéticos avanzan hacia la derecha.
Es posible que hayas detectado el problema obvio con esto: los alfabetos se agotan con bastante rapidez, entonces, ¿qué pasa con las columnas después de la Z? Luego comenzamos a combinar alfabetos, lo que nos da AA, AB, AC, etc.
Usando esta referencia puedes usar el valor de cualquier celda de la hoja de cálculo en una fórmula. Así:
= A1 + A2
Tenga en cuenta que una vez que presione Enter, la fórmula solo aparecerá en la barra de fórmulas: la celda misma contiene el valor resultante. Por lo tanto, debe seleccionar una celda para determinar si su valor se deriva de una fórmula o se ingresa manualmente en ella.
Eso es todo lo que necesitas para elaborar fórmulas básicas que realicen cálculos por sí solas. La mejor parte es que si terminas modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia, el resultado se actualiza por sí solo.
Introducción a las funciones
Las referencias celulares y la aritmética básica pueden llevarte lejos, pero aún dejan mucho que desear. Puede resultar tedioso escribir fórmulas para sumar cientos de celdas, por ejemplo, incluso si conoces las referencias.
Ahí es donde entran las funciones. Como cualquier lenguaje de programación, Excel incluye un montón de funciones integradas que pueden realizar tareas complejas con una sintaxis relativamente simple.
Las funciones se invocan por su nombre seguido de cualquier argumento entre corchetes (o paréntesis, como se les llama estrictamente). Por ejemplo, puedes usar la función SUMA para agregar una gran cantidad de celdas fácilmente:
Para acortar aún más la fórmula, podemos especificar un rango en lugar de ingresar la referencia de cada celda. Por ejemplo, puede escribir A1:A4 para incluir todo el rango de celdas desde A1 hasta A4. Esto también se puede extender a una fila e incluir tantas celdas como desee.
SUM no es la única función que tienes disponible. Puede obtener una lista completa haciendo clic en ƒ.