10 funciones ocultas de Google Sheets que no sabías que existían

Si utilizas Hojas de cálculo de Google con regularidad, probablemente estés familiarizado con las herramientas que utilizas con frecuencia. Sin embargo, hay muchas características de esta aplicación de hoja de cálculo que pasan desapercibidas y se infrautilizan.

A continuación, analizaremos varias funciones interesantes de Google Sheets que podrían convertirse rápidamente en tus favoritas. Dirígete a Hojas de cálculo de Google, inicia sesión con tu cuenta de Google y prueba algunas de estas gemas ocultas.

1. Extraer datos de un chip inteligente

Si has aprovechado las Chips inteligentes en las aplicaciones de Google, te alegrará saber que puedes hacer aún más con ellas. Después de insertar un chip inteligente, puede extraer datos de él y colocarlos en su hoja, lo que hace que los chips sean aún más útiles.

Actualmente puedes extraer datos de chips inteligentes de eventos de personas, archivos y calendario. Esto incluye nombre y correo electrónico, propietario y nombre de archivo, y resumen y ubicación.

  1. Después de insertar un chip inteligente, coloque el cursor sobre él, selecciónelo o haga clic derecho. Luego, elige Extracciones de datos.
    1. Cuando se abra la barra lateral, use la pestaña Extraerpara marcar las casillas de verificación de los elementos que desea extraer.
      1. Utilice el campo Extraer apara ingresar o seleccionar la ubicación de la hoja donde desea los datos.
        1. Elija Extraery verá sus datos mostrarse en la ubicación seleccionada.

          2. Si necesita actualizar los datos extraídos, puede usar la pestaña Actualizar y administraren la barra lateral.

          2. Crear un código QR

          Los códigos QR son formas populares de compartir información, dirigir a las personas a su sitio web e incluso ofrecer descuentos. Al creando tu propio código QR en Hojas de cálculo de Google sin complementos ni herramientas de terceros, tú o tus colaboradores podéis tomar medidas rápidamente.

          Para crear el código QR, utilizará la función IMAGEN de Google Sheets y un enlace a la URL raíz de Google: https://chart.googleapis.com/chart?.

          Aquí, vincularemos al sitio web en la celda A1 usando la siguiente fórmula. Coloca la fórmula en la celda donde deseas el código QR.

          =IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

          Utilice los siguientes argumentos para construir su fórmula:

          • argumento CHS: define las dimensiones del código QR en píxeles (chs=500×500)..
          • argumento CHT: especifique un código QR (cht=qr).
          • argumento CHL: elija los datos de la URL (chl="&ENCODEURL(A1)).

            • Luego, utilice el operador comercial (&) para conectar los argumentos.

            Una vez que vea el código, es posible que necesite cambiar el tamaño de la fila y/o columna para ver su tamaño completo. Luego, escanea el código QR para asegurarte de que funciona como esperas.

            También puede utilizar argumentos opcionales para codificar los datos de una manera particular o asignar un nivel de corrección. Para obtener más información sobre estos argumentos, consulte los Página de referencia de infografías de Google Charts para códigos QR.

            3. Insertar una lista desplegable

            Las listas desplegables son excelentes herramientas para la entrada de datos. Al seleccionar un elemento de una lista, puede asegurarse de ingresar los datos que desea y, al mismo tiempo, reducir los errores.

            Desde la introducción de listas desplegables en Hojas de cálculo, la función se ha mejorado para ofrecerle una forma más sencilla de crear y administrar estas listas útiles.

            1. Inserte una lista desplegable realizando una de las siguientes acciones:
            2. Seleccione Insertar>Desplegableen el menú.
            3. Haga clic derecho y seleccione Desplegable.
            4. Escriba el símbolo @(A) y elija Menú desplegableen la sección Componentes.
              1. A continuación, verá abierta la barra lateral de Reglas de validación de datos. Ingrese la ubicación de la lista en el cuadro Aplicar al rangoy confirme que Desplegableesté seleccionado en el menú desplegable Criterios.
                1. Luego, agregue los elementos de su lista en los cuadros Opcióny, opcionalmente, seleccione colores para ellos a la izquierda.
                  1. Para mostrar texto de ayuda, seleccione la acción para datos no válidos o elija el estilo de visualización, expanda la sección Opciones avanzadas.
                    1. Cuando termines, selecciona Listo. Luego, use su nueva lista desplegable para ingresar datos en su hoja.

                      2. 4. Validar una dirección de correo electrónico

                      Cuando tenga una hoja de cálculo que contenga direcciones de correo electrónico, ya sea Gmail, Outlook u otra cosa, es posible que desee asegurarse de que sean válidas. Si bien Sheets no muestra si una dirección es legítima, sí muestra si tiene el formato correcto con el símbolo @ (At) y un dominio.

                      1. Seleccione las celdas que desea verificar y vaya a Datos>Validación de datosen el menú..
                        1. Cuando se abra la barra lateral Reglas de validación de datos, seleccione Agregar regla, confirme o ajuste las celdas en el campo Aplicar al rangoy elija El texto es un correo electrónico válido.en el cuadro desplegable Criterios.
                          1. Opcionalmente, seleccione las Opciones avanzadas, como mostrar texto de ayuda, mostrar una advertencia o rechazar la entrada. Elija Listopara guardar y aplicar la regla de validación.

                            2. Luego puedes probar la validación y las opciones ingresando una dirección de correo electrónico no válida.

                            5. Crear una función personalizada

                            ¿Eres fanático del uso de funciones y formulas in Hojas de cálculo de Google? Si es así, ¿por qué no crear el tuyo propio? Con la función Función personalizada, puede configurar su propia función y reutilizarla cuando lo desee.

                            1. Seleccione Datos>Funciones con nombreen el menú.
                              1. En la barra lateral de Funciones nombradas que se abre, use Agregar nueva funciónen la parte inferior para crear su función personalizada. También puedes ver un ejemplo, ver la demostración u obtener más información sobre la función.
                                1. Ingrese el nombre de la función, la descripción y, opcionalmente, los marcadores de posición de los argumentos. Ingrese la fórmula que desea utilizar para definir la función y seleccione Siguiente.
                                  1. Consulte la vista previa de la función y seleccione Atráspara realizar cambios o Crearpara guardar la nueva función. Tenga en cuenta que también puede agregar argumentos opcionales si es necesario.
                                    1. Luego verás la función en la lista de la barra lateral. Ingréselo en una celda de su hoja para probarlo.

                                      2. Si necesita realizar modificaciones, vuelva a abrir la barra lateral de Funciones con nombre, seleccione los tres puntosa la derecha de la función y seleccione Editar.

                                      6. Utilice una segmentación para filtrar un gráfico

                                      Los gráficos le brindan formas prácticas y efectivas de mostrar sus datos. Con una segmentación de datos, puede filtrar los datos que se muestran en el gráfico. Esto resulta útil para revisar partes específicas de los datos del gráfico cuando sea necesario.

                                      Insertar una segmentación

                                      Después de inserta tu gráfico, selecciónelo y vaya a Datos>Agregar una segmentación de datosen el menú.

                                      Cuando se abra la barra lateral, abra la pestaña Datos, confirme el rango de datos en la parte superior y luego elija la columna que desea usar para el filtro..

                                      Verás que la segmentación aparece como un rectángulo redondeado negro que puedes mover o cambiar de tamaño como quieras.

                                      Usar una rebanadora

                                      Una vez que tenga su segmentación de datos, seleccione el botón Filtroa la izquierda o la flechadesplegable a la derecha. Luego, seleccione los datos que desea ver en el gráfico que coloca marcas de verificación junto a esos elementos.

                                      Selecciona Aceptary verás que tu gráfico se actualiza inmediatamente.

                                      Para devolver su gráfico a la vista original mostrando todos los datos, abra el filtro y seleccione Seleccionar todo>Aceptar.

                                      7. Calcular datos rápidamente

                                      A veces quieres ver un cálculo rápido sin agregar una fórmula a tu hoja. En Google Sheets, simplemente puede seleccionar los valores y luego elegir un cálculo para verlo sin ningún trabajo adicional.

                                      1. Seleccione los datos que desea calcular y luego busque en la parte inferior derecha de la fila de pestañas. Verás el menú de cálculo en verde que contiene la suma de tus datos.
                                        1. Abra ese menú y elija el cálculo que desea realizar. Verás el nuevo resultado en ese menú.
                                          1. También puedes simplemente abrir el menú para ver todos los cálculos disponibles en tiempo real.

                                            2. Si decide incluir el cálculo en su hoja, mantenga la celda seleccionada y elija Explorara la derecha de las pestañas de la hoja.

                                            Cuando se abra la barra lateral, arrastre el cálculo que desea utilizar a una celda de su hoja.

                                            8. Explore formas de presentar sus datos

                                            Quizás tenga datos en su hoja de cálculo pero no esté seguro de cuál es la mejor manera de mostrarlos o analizarlos. Con la función Explorar, puede ver varias formas rápidas de presentar sus datos, revisar detalles sobre ellos y hacer preguntas.

                                            Selecciona tus datos y elige Exploraren la parte inferior derecha.

                                            Cuando se abra la barra lateral Explorar, verás opciones para tus datos. Escriba una pregunta en la sección Respuestas, aplique color usando la sección Formato o inserte un gráfico desde la sección Análisis.

                                            Después de terminar, simplemente usa la Xen la parte superior derecha de la barra lateral para cerrarla.

                                            9. Solicitar aprobaciones de hojas

                                            Si utilizas una cuenta de Google Workspace para negocios o educación, consulta la función Aprobaciones. Con él, puede solicitar aprobaciones de otros y realizar un seguimiento de lo que se aprueba y lo que no..

                                            Vaya a Archivoy seleccione Aprobaciones.

                                            Cuando se abra la barra lateral de Aprobaciones, elija Realizar una solicitud.

                                            En la ventana emergente, agregue aquellos que desea aprobar su solicitud y, opcionalmente, un mensaje. También puede incluir una fecha de vencimiento, permitir que los aprobadores editen la hoja o bloquear el archivo antes de enviar su solicitud de aprobación. Elige Enviar solicitudcuando termines.

                                            Si aún no has compartido el documento con los aprobadores, se te pedirá que lo hagas y asigne los permisos.

                                            Luego podrás ver el estado volviendo a la barra lateral de Aprobaciones.

                                            10. Configurar un formato de fecha y hora personalizado

                                            Si bien Google Sheets ofrece muchas formas diferentes de formatear las fechas y horas, tal vez quieras algo en particular. Puedes crear tu propio formato de fecha y hora con la estructura, colores y estilo que desees.

                                            1. Seleccione las celdas que contienen la fecha u hora y vaya a Formato>Número>Fecha personalizaday hora. Alternativamente, puede seleccionar la opción Más formatos en la barra de herramientas y elegir Fecha personalizaday hora.
                                              1. Cuando se abra la ventana, verá el formato actual de su fecha y/u hora. Seleccione un elemento existente en la parte superior para cambiar el formato o eliminarlo.
                                                1. Para agregar un elemento diferente, seleccione la flecha en el lado derecho y elija uno de la lista. Luego puedes formatear ese elemento usando su flecha.
                                                  1. Cuando termines, selecciona Aplicarpara usar el formato personalizado de fecha y hora y deberías ver tu hoja actualizada.

                                                    2. Con estas funciones de Google Sheets, puedes hacer aún más con tus datos. Asegúrese de probar uno o más y ver cuál le resulta útil.

                                                    Para tutoriales relacionados, consulte how to find duplicates in Hojas de cálculo de Google usando las opciones de formato condicional..

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                                                    25.07.2023