Buscar una manera de organizarse más y asegurarse de perder menos tiempo es una lucha constante, especialmente para las personas que están muy ocupadas.
Hay innumerables libros y miles de artículos que cubren “Cómo hacer las cosas” ”(GTD) principios. Pero para muchas personas, las ideas y principios de GTD pueden parecer tanto trabajo que cuando termines de organizar no tendrás tiempo para realizar ningún trabajo.
Por eso es Es importante configurar aplicaciones y automatizaciones que realicen muchos de los principios de GTD para usted. O al menos la forma en que usa esas aplicaciones debería hacer que organizarse y mantenerse organizado sea eficiente y sin esfuerzo.
Libere su mente del desorden con una bandeja de entrada
Cuando quieres hacer las cosas, una "bandeja de entrada" es fundamental. No es una bandeja de entrada de correo electrónico, sino una bandeja de entrada de tareas.
La forma más importante de ayudar a su mente a mantenerse enfocada y más organizada es eliminar el desorden. El desorden significa aquellas ideas o momentos en los que recuerda las tareas que necesita realizar. Al arrojar esas distracciones fugaces en una bandeja de entrada, puede sacarlas de su cabeza y evitar distracciones.
No importa qué aplicación de tareas utilice para esto, siempre que Cuenta con una bandeja de entrada. Es mejor si la aplicación incluye una herramienta basada en la web y una aplicación móvil, para que pueda recopilar estas ideas sin importar dónde se encuentre o qué esté haciendo.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->Da un paso más al integrar tu bandeja de entrada con tu cuenta de correo electrónico. Por ejemplo, puede instalar un ToDoist para el complemento de Gmail Chrome que integre ToDoist con su cuenta de Gmail.
Con este complemento puede seleccionar el icono ToDoist en la parte superior de un correo electrónico abierto y use la función Tarea de adición rápidapara agregar el correo electrónico a su bandeja de entrada como una tarea nueva.
Esto le permite evitar perder tiempo realizando tareas pequeñas mientras intenta obtener Su bandeja de entrada de correo electrónico se ocupa. Simplemente deje de lado los correos electrónicos que requieren su tiempo como una nueva tarea y continúe.
Con la mayoría de las aplicaciones de tareas pendientes, generalmente también hay una extensión de Chrome para el navegador.
Esto le permite agregar una nueva tarea basada en la información que está leyendo en una página web. La idea es proporcionarse formas rápidas y fáciles de agregar ideas a su bandeja de entrada para que no tenga que intentar recordarlas más tarde.
Una de las mejores maneras de ser más organizado es mantener su mente clara y libre.
Mantenga su calendario organizado
Demasiadas personas intentan usar su calendario y su bandeja de entrada para lo mismo; para rastrear tareas. Para eso no es para qué sirve un calendario.
Su calendario es donde programa solo eventos relacionados con el tiempo. No todas las tareas. Su calendario solo debe incluir los siguientes elementos:
Esos bloques de "tiempo de enfoque" no deben ser específicos de la tarea dentro del calendario. Para esto es su lista de tareas, y su lista de tareas es donde usted decidirá en qué tarea trabajará a continuación durante esos bloques de tiempo de enfoque.
Más allá de los eventos recurrentes, citas y tiempo de enfoque, el resto de su calendario debe permanecer abierto para reuniones u otras tareas inesperadas.
Si tiene tiempo disponible, siempre puede completarlos con más tiempo de enfoque para sus tareas. Si las reuniones se programan durante el tiempo de enfoque, cámbielo según sea necesario.
Notará que el calendario anterior tiene Organización de tareastodas las mañanas y Revisión semanal de tareas los viernes. Aquí es donde clasifica su bandeja de entrada y planifica y prioriza sus proyectos como se describe en las secciones a continuación.
Seleccione su lista de tareas pendientes con prioridades cambiantes
La vida cambia rápidamente, y esos cambios pueden cambiar sus prioridades.
Cualquier lista de tareas pendientes que use debe organizarse con proyectos de alto nivel que representen esas prioridades de vida. Por ejemplo, las principales áreas más importantes de mi vida en las que me concentro en mis tareas incluyen:
Durante la revisión semanal de tareas, desea explorar todas sus áreas de tareas y asegúrese de que las tareas que ha incluido en todos estos proyectos sigan siendo relevantes e importantes.
Puede hacerlo cambiando el nivel de prioridad de las tareas o eliminándolas por completo.
Uno de los principios más importantes en GTD es deshacerse de las cosas que ya no son importantes. Estas son tareas que solo ocupan espacio y crean desorden. Deshacerse de este desorden es una de las mejores maneras de organizarse más.
Cuando analice cada tarea, siga tres pasos.
Una manera fácil de asegurarse de hacer esto semanalmente es usar la aplicación móvil de tareas y revisar tareas y prioridades mientras te relajas en casa. Siéntese en la terraza, tome un café, escanee y vuelva a priorizar sus tareas.
Planifique los proyectos adecuadamente y sobreestime el tiempo
Pase tiempo cada mañana trabajando en su bandeja de entrada de tareas y planificando dos componentes principales de cada tarea.
El tiempo estimado es simplemente un juicio sobre el esfuerzo. Si le dieran una sesión completa, ¿tomaría de 5 a 15 minutos, de 15 a 30 minutos, de 30 a 60 minutos o más de una hora? Cree etiquetas de colores para estos plazos y aplíquelas a cada nueva tarea.
Al estimar el tiempo que toman las tareas, siempre sobreestime ligeramente. De lo contrario, se quedará sin tiempo constantemente con tareas no finalizadas.
La importancia de cada tarea es ¿qué tan pronto necesita hacerla? ¿Su jefe le dijo que hiciera un informe antes del viernes? Esa es una "Prioridad 1" que debe resaltar en rojo. ¿Es un capítulo de un libro que te gustaría escribir algún día? Esa es una "Prioridad 3" y resaltada en azul.
Los colores específicos no importan, siempre y cuando comprenda lo que significan los colores.
Combine tareas con cosas que le encanta hacer
No todo tiene que parecer una tarea. De hecho, cuantas más tareas pueda combinar entre sí, más tiempo liberará.
Aquí hay algunos ejemplos.
Con un poco de creatividad, puede combine muchas de las tareas en su lista de tareas y complete varias tareas durante horas superpuestas en su horario.
Este tipo de gestión creativa del tiempo es clave para ser súper eficiente utilizando los principios GTD.
Priorice el uso del tiempo en lugar de la importancia
Cuando priorice las tareas, no piense en ellas en términos de cuán importantes son son tus objetivos a largo plazo. Piense en ellos en términos de urgencia.
¿Qué tan urgente debe hacer esa tarea? ¿Qué pasaría si tomara otro día, u otra semana, para lograrlo?
Las únicas tareas que deberían ser una "Prioridad 1" son aquellas que tienen un plazo límite en 24 horas. Si tiene algunos días más (más tarde), hágalo una "Prioridad 2". Para cualquier tarea que le gustaría terminar "algún día" si tiene tiempo, hágala una "Prioridad 3".
Todas las mañanas, revise su horario diario para asegurarse de que sea equilibrado y realista.
Si hay mucho rojo, mira tus estimaciones de tiempo para esas tareas y asegúrate de que quepan dentro de tus bloques de tiempo de enfoque. Si no lo hacen, debe ponerse en contacto con quien haya establecido la fecha límite para usted y solicitar una fecha límite posterior, o delegar a alguien en su equipo que tenga tiempo.
Debería ocuparse de todo en términos de tiempo". Importancia significa "¿cuánto tiempo me queda para completar esta tarea?"
Una vez que llegue el tiempo de enfoque durante el día, cierre todo lo demás (incluido el correo electrónico) y comience a trabajar en esas tareas.
Use los recordatorios de manera efectiva
Los recordatorios pueden ser extremadamente molestos si no los usa de manera efectiva. Solo debe configurar recordatorios para tareas relacionadas con el tiempo, como citas o reuniones.
No necesita recordatorios para las tareas de trabajo, porque tiene un tiempo de enfoque dedicado en su calendario para tratar con ellos.
También debe configurar los recordatorios para que ocurran en los dispositivos que usará cuando ocurra ese evento. Por ejemplo:
Siempre piense dónde estará justo antes de que necesite completar la tarea, y configure haga clic en el recordatorio correcto en el dispositivo y la aplicación correctos.
Utilice las sesiones de trabajo enfocadas de manera efectiva
Por lo tanto, ha llegado el tiempo de enfoque. ¿Qué sucede ahora?
Asegúrese de que su entorno sea propicio para el enfoque y la productividad. Cierra la puerta de la oficina. Juega tus música relajante favorita. Siéntese en su computadora y comience a enfocarse solo en la tarea en cuestión y nada más.
El tiempo de enfoque es el momento de brillar. Es cuando finalmente haces las cosas. Su productividad final al final del día depende en gran medida de lo bien que realmente pueda concentrarse durante su "tiempo de enfoque".
¿Desea aumentar su productividad? Use un aplicación Pomodoro en línea para asegurarse de tomar descansos cortos a intervalos regulares. Esto lo ayudará a mantenerse aún más fresco y concentrado.
Recuerde concentrarse en el panorama general
Al menos una vez al mes, debe revisar su objetivos generales para asegurarse de que todo lo que está trabajando está alineado con sus grandes objetivos de vida.
¿No está seguro de cuáles son esos objetivos o cómo dividirlos en pedazos más pequeños? Recomiendo usar una aplicación de planificación de objetivos como Goalscape.
Esta es una forma creativa de visualizar sus metas importantes de la vida en el interior de un círculo. Ramificarse alrededor de ese círculo son las cosas que necesita lograr para lograr esos grandes objetivos. Cuanto más hacia afuera, más pequeños son los objetivos. Los anillos externos forman los bloques que contienen las tareas en las que está trabajando actualmente.
Revisar su círculo de objetivos cada mes a medida que su vida cambia puede ayudarlo a eliminar cosas que ya no le importan y agregar cosas nuevas. eso sí.
Use estos objetivos más grandes para dirigir cómo hace para ordenar y priorizar las tareas que ha configurado en su lista de tareas pendientes.
Si Goalscape no funciona para usted, hay muchos otros aplicaciones de planificación de objetivos para elegir.
No sobre planifique ni organice en exceso
La mayoría Es importante dejar que las herramientas hagan su trabajo. Debería dedicar solo sus sesiones de revisión para organizar y planificar, pero no se concentre tanto tiempo en la planificación y la organización de tareas que nunca realice un trabajo real.
Esta es la razón por la programación diaria, semanal, y las sesiones de revisión mensual es cómo estar más organizado. Estos son los tiempos dedicados a administrar su rutina GTD. Fuera de eso, se trata de ... hacer las cosas.
¿Qué consejos tienes para hacer las cosas? ¿Algo que no hayamos cubierto aquí? Háganos saber en los comentarios.