Consejos de Todoist GTD para aumentar tu productividad

Ya sea que sea un experto experimentado en Getting Things Done GTD o que esté empezando a aprender sobre el proceso GTD, Todoist es, con mucho, la mejor aplicación de lista de tareas pendientes para respaldar su GTD flujo de trabajo.

¿Por qué? Hay muchas razones que tienen que ver con sus características, diseño y el hecho de que la funcionalidad predeterminada es compatible con la estructura GTD que construirá dentro de ella.

Incluso si nunca ha oído hablar de GTD, lo siguiente incluirá consejos básicos de GTD para para comenzar y cómo puedes usar Todoist para hacerlo.

Nota: La versión exacta de GTD utilizada en este artículo se basa en los principios establecidos por Carl Pullein y his Tu clase en línea de Digital Life 3.0 (que recomiendo encarecidamente). Este artículo solo ofrece cómo usar Todoist como parte de ese sistema. Hay muchos detalles que no tenemos espacio para incluir en este artículo.

¿Qué es Getting Things Done (GTD)?

Los principios de Getting Things Done han existido por un tiempo. No hay herramientas o aplicaciones establecidas que deba usar, pero los principios básicos básicos en torno a cualquier enfoque son esencialmente los mismos.

GTD ayuda a vaciar su mente de todo lo que está dando vueltas en él durante todo el día. Esto libera tu cerebro para que realmente se concentre en la tarea que tienes delante, en lugar de distraerte constantemente.

Funciona al darte una serie de pasos que debes seguir cada semana para mantenerte organizado. Estos pasos incluyen:

Capturarcada idea, tarea, elemento de acción o cita que se presente. Podría estar en medio de una reunión y su jefe le da un elemento de acción. Podrías estar caminando por el parque y tienes una gran idea para un libro que quieres escribir. No importa cuándo, dónde o cómo: siempre que piense en algo que deba hacer, lo capturará en su "Bandeja de entrada".

Aclararesas ideas dividiéndolas en tareas, asignándoles una prioridad y dándoles una fecha de vencimiento si está listo para trabajar en ellas pronto.

Organizarlas tareas colocándolas en un cubo al que llegarás eventualmente, según la prioridad. Si planeas trabajar en la tarea pronto, también la agregarás a tu calendario (y Todoist puede ayudarte a automatizar eso).

Revisarcada "depósito" y mover todas esas ideas organizadas en la escalera hasta que las más urgentes lleguen a su calendario y su tiempo de enfoque.

Involucrartoda su atención en aquellas tareas que finalmente lo lograron frente a usted, en los horarios que haya programado.

GTD no solo lo ayuda a ser más productivo y organizado, sino que también puede ayudarlo a llegar a Bandeja de entrada cero (no más correos electrónicos en su bandeja de entrada), porque hará nunca pospongas las cosas en sus correos electrónicos entrantes. Procesará todo inmediatamente utilizando el sistema GTD anterior.

Cómo construir una estructura GTD de Todoist

Ahora que conoces los principios básicos de GTD, echemos un vistazo más de cerca a cómo Todoist puede ayudar.

Lo primero que debe hacer es ' Lo que queremos hacer es crear una nueva estructura principal de Proyectos en Todoist que contenga todos los depósitos para organizar las diversas tareas entrantes.

Estos depósitos (carpetas principales) incluyen:

Bandeja de entrada: aquí es donde entran todas las ideas entrantes. Cuando reciba un correo electrónico que requiera una acción, deberá incluir la acción aquí y archivar el correo electrónico de inmediato. Si recibe un elemento de acción en una reunión, lo pondrá aquí. Cualquier cosa en la que necesite actuar, va directamente a su Bandeja de entrada.

Nota: Todoist tiene una sección de Bandeja de entrada predeterminada, por lo que no tendrá que crear esta uno manualmente.

El Las siguientes carpetas de proyectos que creará son el lugar donde moverá los elementos durante sus sesiones diarias de aclaración y organización al final del día. Estos incluyen:

Esta semana: los elementos en los que desea trabajar de inmediato, durante la semana actual, se incluirán en este proyecto. Cuando los ponga aquí, también les asignará una fecha de vencimiento. Si integras Todoist con tu calendario, Todoist lo agregará automáticamente a tu calendario por ti.

La próxima semana: elementos de tu bandeja de entrada que quieras para hacer pronto, pero no es tan urgente que tenga que hacerlo esta semana, se incluirá en su proyecto de la próxima semana. No se requiere fecha de vencimiento.

Este mes: los elementos que desea hacer bastante pronto, pero que pueden esperar una semana o dos, se incluirán en este proyecto. . Tampoco adjunte una fecha de vencimiento aquí.

Próximo mes: las tareas que desea realizar eventualmente pero que sabe que pueden esperar bastante tiempo vaya a la carpeta Mes siguiente sin una fecha de vencimiento.

Hay dos proyectos más que necesitará crear para tareas especiales.

Áreas de enfoque recurrentes: estas son cosas que debe hacer regularmente relacionadas con los objetivos que son importantes para usted, como tomar una clase en línea todos los meses.

Rutinas: son tareas que pueden no estar relacionadas con tus objetivos, pero que debes hacer todas las semanas, como ejercicio o reuniones de club.

Creación de tareas recurrentes

Sin duda, debe tener un montón de cosas que hacer todos los días o todas las semanas. Elimínelos de su mente agregándolos a su proyecto de áreas de enfoque recurrentes(si están relacionados con objetivos que son importantes para usted).

También se recomienda que incluir áreas de enfoque recurrentes como un subproyecto de esta semana.

Cualquier tarea recurrente que sea solo parte de su vida pero que realmente no impulse sus metas, agréguela al proyecto Rutinas.

Recuerde agregar fechas de vencimiento a todos estos y marcarlos como recurrentes. De esta forma, aparecerán automáticamente en tus secciones de Todoist Hoyy Próximossin que tengas que hacer nada.

Cómo usar tu bandeja de entrada

Durante la semana, a medida que surjan nuevos problemas con los que tengas que lidiar, simplemente tíralos a tu bandeja de entrada de Todoist.

De esta manera, evita distraerse y sabe que no se olvidará de hacer estas tareas más tarde cuando tenga tiempo.

Cada semana a la misma hora, reservará entre 20 y 30 minutos para procesar su bandeja de entrada . Durante este tiempo, solo trabaje uno por uno y decida qué tan importante es hacer esa tarea y dentro de qué plazo.

Por ejemplo, sé que quiero arreglar el mazo eventualmente, pero aún está Invierno. Por lo tanto, moveré esa tarea a Largo plazo / En espera.

A continuación, lo sé que necesito hacerme mi chequeo médico anual, pero estoy ocupado este mes y realmente no importará si espero hasta el próximo mes para programarlo. Entonces, lo moveré al proyecto Próximo mes.

Finalmente, sé que quiero hacer un artículo de Online-Tech-Tips.com esta semana. Así que asigno un día y una hora durante la semana en que quiero hacerlo.

Luego, mueva esa tarea al proyecto This Week.

Pude procesar estos tres elementos que agregué a mi bandeja de entrada durante el día en unos cinco minutos.

Sé que gané No los olvide porque ahora están en mi sistema organizado ToDoist GTD. Todo está asignado para la semana y realmente no tengo que pensar en nada excepto en trabajar duro en cada tarea cuando se trata de en mi calendario.

Gestionar esta semana

Cuando llegue al final de cada semana, notará que su proyecto de Esta semana eventualmente se vaciará de elementos activos.

Establezca una hora cada semana (generalmente el final del día viernes, o algún tiempo durante el fin de semana), para mover las tareas del proyecto La próxima semanaa su proyecto Esta semana. Asigne fechas de vencimiento cuando haga esto.

Repita esto para los elementos de las carpetas Este mes, Próximo mes y Largo plazo / En espera.

Recuerde: no tiene que mover el elemento si aún no se siente urgente. También puede eliminar tareas que haya decidido que ya no le importan.

Recuerde mantenerse concentrado

Este es el principio más importante que reúne todo esto y hace que el sistema GTD funcione.

Porque solo está gastando pequeños bloques de tiempo procesando todas las ideas y tareas que se envían a tu bandeja de entrada, te queda el resto del tiempo que asignaste en tu calendario para hacer el trabajo.

Esto significa usar solo tu Hoy y Próximos áreas en Todoist durante tu día (junto con tu Calendario) y trabajando durante tu día para terminar y tachar esas tareas.

Sabes que solo has asignado tareas que puedes hacer en un día, porque Todoist las agregó automáticamente a tu calendario. Si su día está lleno, no puede asignar más. Cuando su semana está llena, no puede mover nada más al proyecto This Week.

GTD funciona porque saca el lío de su cabeza y lo lleva al "sistema". Libera tus pensamientos para que puedas concentrar tu mente en la tarea en cuestión y hacer las cosas.