En su vida profesional, el correo electrónico es probablemente uno de los medios de comunicación más importantes. Lo haces a diario y si eres como yo, te estás ahogando.
Claro, puede dedicar una o dos horas al día específicamente a administrar su correo electrónico. Pero si pasa 10 minutos o más en cada respuesta, el correo electrónico pronto se hará cargo de todo el día, y desactivar las notificaciones de Gmail no lo salvará.
Es por eso que aprender a escribir correos electrónicos profesionales que reciban respuestas Y NO tarden más de unos minutos en Escribir es esencial. Afortunadamente, hoy no tienes que ser un gran escritor o un gurú de la productividad para lograrlo. Se trata de encontrar la estrategia correcta y un conjunto de herramientas para acompañarla.
Configurar plantillas de correo electrónico (respuestas enlatadas)
Crear plantillas de correo electrónico es una excelente manera de ahorrar tiempo para aquellos que a menudo reciben las mismas preguntas o comentarios a través de correo electrónico. Tómese un día para configurar respuestas enlatadas y ya no tendrá que escribir las mismas respuestas diez veces al día. Tanto Gmail como Outlook tienen esta característica, que lo ayudará a ahorrar tiempo y automatizar su correo electrónico de forma gratuita.
Aquí le mostramos cómo configurar plantillas de correo electrónico profesionales en Gmail con solo unos pocos clics:
Usted puede crear plantillas para respuestas que contienen párrafos largos, así como respuestas rápidas de 2-3 oraciones. Te sorprenderá cuánto tiempo te ahorrarán en el futuro.
Correos electrónicos de red
En caso de que su problema no sea utilizar las plantillas de correo electrónico sino crearlas, pruebe los correos electrónicos de red. Es una herramienta web con docenas de plantillas de correo electrónico que pueden ayudarlo a hacer crecer su red profesional.
Creado por Resume Worded, Networking Emails es un gran recurso para optimizar su comunicación. Algunos ejemplos de las plantillas que ofrecen incluyen introducciones frías / cálidas, seguimiento con un no respondedor e incluso escribir notas de agradecimiento.
Cada plantilla también viene con consejos y sugerencias útiles que pueden mejorar aún más su comunicación con el destinatario.
Puede usar el botón de búsqueda o navegar por la lista para encontrar el correo electrónico correcto. Luego, todo lo que queda por hacer es copiarlo y pegarlo en su cuadro de mensaje y cambiar algunos detalles.
Word Counter Plus
Si eres alguien que escribe más de 10 correos electrónicos al día, es esencial que algunos sean breves y dulces. Entonces, si a menudo terminas con correos electrónicos que son demasiado largos, es posible que desees considerar usar una herramienta de contador de palabras para detenerte. Una extensión de Chrome Word Counter Plus puede hacer el trabajo por usted.
Resalta el texto en tu correo electrónico y obtén la cantidad de palabras y caracteres que usaste con un solo clic. Luego, puede continuar escribiendo su correo electrónico o enviándolo antes de que se convierta en dos partes.
DraftMap
Puede encontrar muchas herramientas excelentes que pueden ayudarlo a escribir mejor y así reducir el tiempo que pasa revisando y reescribiendo sus correos electrónicos. DraftMap es uno de ellos. Piense en Grammarly o Hemingway, además de que también verifica la repetición innecesaria de palabras y lo ayuda a mantener un estilo de escritura.
Esta extensión de Chrome le ofrece sugerencias en tiempo real sobre su escritura que están codificadas por colores. Le ayudará a evitar el uso de voz pasiva, errores tipográficos, clichés, así como consejos sobre la legibilidad de su correo electrónico. Todas las sugerencias se basan en las reglas de escritura de Ernest Hemingway. DraftMap es especialmente útil ya que todos los procesos ocurren dentro de su cuadro de composición de correo electrónico.
No se preocupe si aún tiene palabras resaltadas después de que termine de editar su correo electrónico. El destinatario no verá los colores, las sugerencias solo son visibles para usted.
Tu correo electrónico podría ser mejor
Su correo electrónico podría ser mejor es una herramienta en línea diseñada para reducir el tiempo que pasa administrando correos electrónicos al educar a todos sobre las mejores prácticas de correo electrónico.
Cuando redacta un correo electrónico profesional, sigue ciertas reglas. Como asegurarse de que su mensaje tenga un asunto claro o dejar de lado los archivos adjuntos innecesarios. Te sorprenderá la frecuencia con la que las personas rompen estas reglas, lo que finalmente resulta en que ambas partes gastan más tiempo y esfuerzo.
Su correo electrónico podría ser mejor tiene una lista de 10 fallas comunes. Cada uno de los puntos viene con una explicación y ejemplos de cómo mejorar su correo electrónico. Esto puede ser útil en caso de que desee contarles a sus colegas acerca de esas reglas, pero no sabe cómo hacerlo. Puede usar sus propias palabras o enviarles un enlace a Su correo electrónico podría ser mejor para ilustrar su punto.
Todos deseamos que nuestro correo electrónico se automatice por completo y no requiera ninguna atención. Si bien eso no es exactamente posible hoy, cada pequeño ayuda. Ya sea que esté reduciendo la longitud de su correo electrónico o cronometrándose cuando esté escribiendo, una vez que establezca algunas reglas, notará sus primeras mejoras.
Si no puede dejar de escribir correos electrónicos que consumen mucho tiempo, tal vez sea hora de renunciar por completo. Intente usar su Customer Relationship Manager (CRM) o Slack para intercambiar mensajes con sus compañeros de trabajo. Por lo menos, te ayudará a pasar menos tiempo en el correo electrónico.