A veces querrá crear una carta que enviará a muchas personas diferentes, pero desea que determinadas partes de ella se personalicen para cada destinatario: partes como el saludo, el nombre, la dirección, etc. En el lenguaje de Word, esto significa que debe crear una letra de formulario, lo cual es realmente fácil de hacer.
Antes de comenzar con las letras de formulario, debe asegurarse de tener una base de datos ya configurada con todos los campos te gustaría incluir Una base de datos puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Excel con columnas para el primer nombre, apellido, dirección, etc. Word puede importar datos de Excel, acceso y documentos de texto. Si todavía no tiene una configuración de base de datos, siempre puede crearla dentro de Word, que le mostraré cómo hacerlo.
Para comenzar, cree un documento que tenga el texto estándar en él como el ejemplo de la carta de Navidad a continuación:
Observe cómo no tiene ningún saludo, dirección, etc. porque todos se agregarán más tarde como campos en nuestro carta de aplicación. Lo primero que debe hacer es hacer clic en Seleccionar destinatariosen la pestaña Mailings:
Aquí es donde agrega las personas que van a recibir la carta o importan una lista de un archivo de base de datos.
Puede hacer clic en Escribir nueva listasi desea crear la lista dentro de Word. Para importar, haga clic en Usar lista existente. En este ejemplo, simplemente escribiremos la lista.
Nota: Cuando vaya a guardar su lista de destinatarios, Word le pedirá una ubicación en su disco duro para guardar el archivo de datos que se creará.
Una vez que haya guardado su lista de destinatarios, notará que muchos de los íconos que están en ahora se puede hacer clic en la cinta Mailings. Para comenzar a agregar campos a su carta de formulario, haga clic en un lugar en su documento para indicar dónde desea que se coloque el campo y luego haga clic en Bloque de direcciones.
Esto mostrará el cuadro de diálogo Bloquear dirección de inserción.
Haga clic en Aceptarpara ir con el formato predeterminado y debería obtener algo que se vea así:
A continuación, agregue Ingresedespués del Bloqueo de direccionespara mover el texto hacia abajo una línea, luego haga clic en el ícono Línea de saludo:
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo.
Una vez más, vamos con el formato predeterminado y simplemente haga clic en el botón Aceptar.
Luego, resalte donde dice & lt; Bloque de direcciones & gt ;, haga clic derecho en mouse, elija Párrafoy luego marque la casilla junto a No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo. Esto hará que el bloque de direcciones se cuelgue correctamente en lugar de tener una línea en blanco entre cada parte del mismo.
Luego, haga clic en Ícono de vista previa de resultadosubicado en la pestaña de Correos en la cinta de opciones.
En lugar del indicador de campo del bloque de direcciones, ahora debería ver el contenido real enlistado en el documento de Word.
Cuando haya terminado la vista previa, haga clic en el icono Vista previa de resultadospara desactivar la vista previa. A continuación, para ver cómo agregar otros campos, haga clic después del & lt; Bloque de direcciones & gt; en su documento para que sea su posición actual, luego haga clic en el icono Insertar campo de combinación.
Debería obtén algo como esto:
Elige País o Región, luego haz clic en Insertarbotón.
Intente hacer clic en el ícono Vista previa de resultadosnuevamente para ver cómo se ve. Aquí está mi ejemplo a continuación:
Ahora que la carta de formulario está configurada correctamente, puede hacer cosas más avanzadas como configurar reglas. Las reglas le permitirán mostrar un texto para ciertos destinatarios y ocultarlo para otros. Para comenzar, haga clic en el botón Reglas.
Verá un menú desplegable con varias opciones como Preguntar, Completar, etc.
Para nuestro ejemplo, elijamos Si ... Entonces ... Else, que nos llevará al siguiente diálogo:
Cambiar el Nombre de campo: a Country_or_ Regiony escriba EE. UU.en el campo Comparar con:. A continuación, agregue texto a los recuadros donde dice Insertar este textoy De lo contrario, inserte este texto.En este ejemplo, si el destinatario vive en EE. UU., Obtendrá el texto Merry Christmasinsertado en su carta, mientras que todos los demás recibirán el mensaje Seasons Greetings.
Esto es lo que se verá una vez que haga clic en Aceptary luego el botón Vista previa de resultados.
A continuación, tenga en cuenta Vista previa de resultadossección:
Aquí puede hacer clic en los botones de flecha (cuando Vista previa de resultadoses encendido) a la izquierda y derecha del número para desplazarse por todas las letras que se enviarán. De esta forma, puede asegurarse de que todas sus letras se vean correctamente antes de imprimirlas o enviarlas por correo electrónico.
Nota: La opción de menú de campos de coincidencia en Reglases para nombres de campos coincidentes en una base de datos con nombres de encabezado en su lista de destinatarios.
También para que sea más fácil ver dónde ha insertado los campos en su documento, use Resaltar
Se puede activar o desactivar a su discreción. Finalmente, cuando esté satisfecho con su carta, haga clic en Finalizar & amp; Mergeicono:
Debería obtener este menú desplegable con tres opciones.
Seleccione Editar documentos individualespara que Word combine todas las letras juntas en un documento grande que pueda revisar antes de imprimir o enviar como correo electrónico.
Como puede ver, crear letras de formulario con Word ya no es una tarea rutinaria, y puede crear y enviar documentos de forma rápida y sencilla. Si tiene alguna pregunta, siéntase libre de comentar. ¡Disfruta!