Cómo compartir un archivo de Excel para facilitar la colaboración

La colaboración es importante en muchos espacios de trabajo. Dado que la mayoría de los proyectos requieren que muchos usuarios accedan a los archivos, se han hecho necesarias configuraciones colaborativas.

Microsoft Excel es uno de los muchos programas utilizados por las empresas en todo el mundo. Como tal, la necesidad de libros compartidos es crucial.

En esta publicación, aprenderá cómo usted y su equipo pueden colaborar utilizando Excel 2016 y otras versiones de Excel en línea.

Compartir archivos de Excel sin conexión

Si Si tiene una conexión de área local, todos los usuarios de la red pueden tener acceso a cualquier archivo. No solo eso, cualquier cambio realizado en el archivo puede ser rastreado. También puede establecer qué usuarios tendrían acceso al archivo.

Comience guardando el archivo en una ubicación a la que puedan acceder todos los miembros de su grupo. Luego puede configurar su archivo para colaboración.

Agregar de nuevo la función de libro compartido

Los usuarios de Office 365 encontrarán la función Libro de trabajo compartidooculta de manera predeterminada. Esto se debe a que Microsoft alienta a los usuarios a compartir libros en línea.

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Así es como habilita la función. Si está utilizando una versión anterior de Excel, puede pasar a la sección siguiente: Compartir un documento.

Ir a Archivo>Opciones>Rápido Acceda a la barra de herramientas.

En el menú desplegable Elegir comandos de, seleccione Todos los comandos. Desplácese por la lista hasta que vea Compartir libro de trabajo (antiguo)y seleccione ese elemento.

Haga clic en el botón Agregar.

Haga lo mismo para siguientes comandos:

Rastrear cambios (heredados)

Proteger compartir (heredados)

Comparar y combinar libros de trabajo

Haga clic en Aceptarcuando haya terminado.

Compartir un documento

en el Revisarpestaña, haga clic en el botón Compartir libro.

Aquellos que siguieron los pasos en Agregar de nuevo la función de libro compartido encontrará el botón Compartir libro(junto con los otros comandos que agregó) en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Esto hará que aparezca un cuadro de diálogo. Marque la opción que habilita la función de libros compartidos.

Dirígete a la pestaña Avanzadoy habilita Rastrear cambiosy otras configuraciones que quieras activar.

Proteja su archivo

Los pasos anteriores dan acceso a todos a su archivo. Pero también les da a todos acceso administrativo por defecto. Proteger su archivo significa que el acceso al archivo será limitado y rastreado.

Vaya a la pestaña Revisary haga clic en Proteger y compartir librobotón.

Marque la casilla Compartir con seguimiento de cambios.

También debe crear una contraseña; de lo contrario, cualquiera puede revertir el libro a su configuración original.

Guardar sus cambios y salga.

Comparta archivos de Excel en línea

Si bien trabajar sin conexión es una excelente solución, se ve obstaculizado por la necesidad de un disco local compartido. Trabajar en línea es claramente la mejor opción. Así es como lo hace.

Uso de OneDrive

Abra el archivo y vaya a Archivo>Compartir>Guardar en la nube.

Invita a las personas con las que quieras colaborar ingresando su dirección de correo electrónico. También puede establecer la configuración de permisos.

Haga clic en Compartircuando haya terminado.

Uso de Google Drive

Google Drive es probablemente la forma más fácil de trabajar en un proyecto simultáneamente. Cualquier persona con una cuenta de Google puede acceder a los archivos y editarlos según sea necesario.

Inicie sesión en su cuenta y vaya a Google Drive.

Una vez dentro, puede crear un nuevo archivo o cargar uno existente.

Una vez que su documento ha sido creado o cargado, haga clic en el botón Compartiren la parte superior esquina derecha de la hoja de trabajo.

Esto le dará la opción de compartir la hoja de cálculo ingresando una dirección de correo electrónico o compartiendo un enlace con sus colegas.

Todos los cambios son rastreados y guardados automáticamente. Puede trabajar juntos en el documento en tiempo real, lo cual es muy conveniente.