Cómo grabar una macro en Excel

Realizar las mismas acciones una y otra vez no solo es aburrido, sino que también puede ser una pérdida de tiempo y una carga para sus productividad. Esto es especialmente cierto para usuarios principiantes de Excel, que puede que no se dé cuenta de que es fácil automatizar tareas comunes al grabar una macro. Pero, ¿qué es una macro de Excel?

Las macros de Excel le permiten automatizar muchas de las tareas comunes que realizará, desde insertar fórmulas hasta formatear datos. No necesita ser un programador para crearlos, ya que Excel puede registrar sus acciones a medida que las realiza. Si desea saber cómo grabar una macro en Excel, deberá seguir los pasos a continuación.

¿Qué es una macro de Excel?

Una macro de Excel es un conjunto de instrucciones grabadas, creado manualmente en VBA (Visual Basic para Aplicaciones) o registradas automáticamente usando la herramienta Grabadora de macrosde Excel. Una macro le permite guardar cualquier cantidad de acciones comunes, como eliminar columnas en blanco, cambiar el formato de texto o insertar fórmulas nuevas en un libro de trabajo.

Estas acciones guardadas se pueden ejecutar con el clic en un botón o usando un atajo de teclado específico. Cada macro tiene un atajo específico que puede usar para repetir rápidamente la acción.

Si usa Excel para grabar una macro, reducirá el tiempo que lleva crear o editar una hoja de cálculo, acelerando su flujo de trabajo en el proceso.

Cómo grabar una macro en Excel

La forma más fácil de crear una nueva macro en Microsoft Excel es grabarla usando el Herramienta Grabadora de macros, que puede utilizar en Excel en Windows o Mac. Desafortunadamente, no es posible grabar una macro en Excel Online.

Para grabar una nueva macro en Excel, abra un libro nuevo o existente. En la pestaña Desarrolladorde la barra de la cinta, seleccione el botón Grabar macro. Alternativamente, presione las teclas Alt + T + M + Ren su teclado.

En el Grabar macro, puede establecer un nombre para su macro para identificar su propósito en el cuadro Nombre de macro, así como proporcionar una descripción para otros usuarios en la Descripción caja. También puede agregar una tecla de método abreviado (como Ctrl + T) para asignar la nueva macro a un método abreviado de teclado.

En el menú desplegable Almacenar macro en, puede establecer dónde desea guardar la macro una vez que esté registrada, como Este libro(para guárdelo en el libro de trabajo abierto), Nuevo libro de trabajo(para guardarlo en un nuevo libro de trabajo) o Libro de macro personal(para permitirle usarlo en varios libros de trabajo). Seleccione el botón Aceptarpara comenzar a grabar una vez que haya confirmado sus opciones.

Una vez que seleccione Aceptar, la Grabadora de macros de Excel estará en modo de grabación. Se registrará cada acción que realice, desde hacer clic en un botón hasta editar una celda. Realice las acciones que desea registrar como una macro en este punto, luego seleccione el botón Detener grabaciónen la pestaña Desarrolladoruna vez que haya terminado.

Ejecutar, editar o eliminar macros de Microsoft Excel existentes

Dependiendo de la ubicación de guardado que seleccionó en Grabar macroventana, su macro grabada estará lista para ejecutarse en su libro de trabajo abierto o en un libro de trabajo recién abierto.

Para ejecutar, editar o eliminar la macro que ha creado, seleccione Desarrollador >Macrosde la barra de cinta.

En la ventana Macro, una lista de Aparecerán las macros para ejecutar en su libro abierto. Para ejecutar la macro, selecciónela de la lista y luego seleccione el botón Ejecutar. También puede utilizar el método abreviado de teclado que seleccionó cuando creó la macro para ejecutarla en su lugar.

Para realizar cambios en la macro grabada en su lugar , seleccione el botón Editar. Esto abrirá el editor de Excel VBA, permitiendo a los usuarios avanzados editar el código VBA y cambiar cómo se ejecuta la macro. Principiantes de VBA puede resultarle más fácil simplemente eliminar la macro y grabarla nuevamente.

Para eliminar la macro, selecciónelo de la lista, luego seleccione el botón Eliminar.

Excel le pedirá que confirme que desea eliminar la macro. Seleccione Sípara confirmar esto. Una vez eliminada, deberá volver a grabar la macro siguiendo los pasos enumerados anteriormente.

Guardar archivos de Excel con macros grabadas

Los libros de trabajo de Excel normalmente se guardan en el formato de archivo XLSX(o XLSpara los libros de trabajo creados en Excel 2007 y anteriores). Este tipo de archivo admite la mayoría de los datos de Excel, pero excluye las macros de Excel guardadas.

Para guardar un archivo de Excel con macros grabadas, deberá utilizar el formato de archivo XLSMen su lugar.

Para guardar un archivo de Excel como un libro habilitado para macros, seleccione Archivo>Guardar como>Examinar.

En la ventana Guardar como, seleccione Libro de Excel habilitado para macros (* .xlsm)en el menú desplegable. Elija una ubicación para guardar el archivo, luego seleccione el botón Guardarpara guardarlo.

Cuando abre el archivo Excel habilitado para macros en otra PC o Mac, es posible que primero deba autorizar a Excel para ejecutar cualquier macros incluida. Seleccione el botón Habilitar macrospara hacer esto.

Compartir archivos de Excel con macros grabadas

Las macros de Excel son útiles, pero también incluyen posibles riesgos de seguridad. Si abre un archivo de Excel que contiene macros de una fuente que no reconoce o no confía, entonces está permitiendo que ese archivo ejecute un código peligroso en su PC.

Debido a esto, los proveedores de correo electrónico en línea como Gmail bloquea automáticamente a los usuarios para que no envíen archivos XLSM(libro de Excel habilitado para macros) a otros usuarios. Si esto sucede, es posible que pueda usar servicios de intercambio de archivos como Google Drive para compartirlo en línea con otros usuarios.

Si desea compartir su archivo Excel habilitado para macros con otro usuario cerca, también puede mirar métodos de transferencia de archivos locales para compartirlo con otra PC o Mac, o con otros dispositivos como teléfonos inteligentes.

Los archivos de Excel habilitados para macros se pueden empaquetar con virus o otro malware, por lo que si abre un archivo de Excel en el que no confía, es posible que deba escanear en busca de malware después para asegurarse de que su PC no esté comprometida. O escanear el archivo en sí antes de abrirla.

Consejos y trucos avanzados de Excel

Grabar una macro es solo una Truco de Excel que puede ayudarlo a ahorrar tiempo, pero existen otras características de Excel que también pueden aumentar su productividad. Los usuarios avanzados pueden estar interesados ​​en usar Excel para extraer datos en línea, mientras que los analistas de datos pueden tener curiosidad sobre cómo utilizar COUNTIFS, SUMIFS y AVERAGEIFS para un análisis de datos exhaustivo.

Si prefiere trabajar en equipo , o está luchando con una fórmula complicada de Excel, también puede colaborar en hojas de cálculo de Excel utilizando un libro de trabajo compartido. Sin embargo, puede encontrar que Google Sheets es una mejor opción para la colaboración en línea, con muchas de las mismas funciones y características.

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