5 maneras en que Google Drive Desktop puede mantenerte más productivo


Google Drive ya es un servicio increíblemente útil por derecho propio, pero una vez que ponga en juego la potencia de sus componentes de escritorio, será más productivo que nunca.

Si está utilizando una computadora de escritorio, entonces realmente no hay ninguna razón nopara instalar los componentes de escritorio de Google Drive. Si aún necesita convencerse, estas son las mejores razones según las cuales deberíamos darle una oportunidad a Google Drive Desktop.

¿Qué es Google Desktop "Desktop"?

En realidad, no hay un producto específico llamado Google Desktop "Escritorio". Por el contrario, existen varios métodos que puede utilizar para que Google Drive funcione sin una conexión a Internet activa.

El primero es el Extensión sin conexión de Google Docs para Chrome. Esta extensión oficial de Google, una vez activada, le permite trabajar en sus documentos de Google Drive, tenga o no internet. Francamente, es una característica esencial y absolutamente debe habilitarla.

La segunda parte del conjunto de componentes de escritorio es Copia de seguridad y sincronización de Google. Esto sincroniza copias de ciertas carpetas clave, como fotos y videos, en su Google Drive automáticamente. También crea una carpeta de estilo DropBox en su computadora donde se sincronizan los contenidos de Google Drive. ¡Todo lo que copie en esa carpeta se sincronizará con la nube!

Ahora que hemos cubierto cómo obtener Google Drive en su escritorio, veamos las razones por las que lo hará más productivo.

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Puedes seguir trabajando cuando Internet está caído

Las suites de productividad basadas en la nube son increíblemente útiles en un mundo donde las personas necesitan trabajar desde múltiples dispositivos y en colaboración con un equipo de colegas remotos. Sin embargo, tan pronto como Internet se caiga por cualquier motivo, ¡perderá el acceso a su trabajo! Si bien las pérdidas de conexión a Internet pueden ser relativamente raras en el hogar, es un problema frecuente para los usuarios de Internet móvil.

También es un problema importante si necesita viajar mucho. En los aviones no puedes usar WiFi. En los trenes y en el metro puede que no haya recepción. Sin mencionar que es posible que no tenga acceso a Internet por un tiempo en un país diferente. Por lo tanto, tener sus archivos de trabajo disponibles en todo momento es absolutamente necesario para mantenerse productivo.

Compartir archivos grandes es fácil

Incluso en la era de la banda ancha, la mayoría de los servicios de correo electrónico tienen límites bastante severos en el tamaño que puede tener un archivo adjunto. No es una gran situación cuando necesita compartir imágenes de alta calidad, audio u otros medios de gran tamaño.

Con una carpeta sincronizada de Google Drive en su computadora, puede compartir fácilmente archivos grandes simplemente almacenándolos en una carpeta designada en su computadora. Cualquier persona a la que le haya dado permiso puede sincronizarlo en su propia computadora o acceder a él en la nube. Google Drive se encarga de todo lo demás.

Almacenar sus copias de seguridad puede mantenerlo en el negocio

Si está usando Copia de seguridad y sincronización, puede guardar casi cualquier cosa que desee en su  carpeta local y sincronízalo. Asumiendo que tiene suficiente almacenamiento. Eso puede incluir cualquier tipo de archivo.

Por ejemplo, puede sincronizar imágenes de copia de seguridad del disco duro y simplemente configurar su software de copia de seguridad para que apunte a una carpeta sincronizada en su unidad. Como puede especificar qué carpetas sincronizar en cada una de sus Windows o macOS computadoras, no tiene que preocuparse por tener archivos irrelevantes en cada máquina. Entonces, si su computadora es robada o su disco duro es borrado, puede recuperar sus datos sin importar qué.

Hace que la colaboración sea muy fácil

Ninguna persona es una isla y la mayoría trabaja (a distancia o de otro modo) se realiza en equipo en estos días. Google Drive junto con subcomponentes como Google Docs, lo hace perfecto para trabajar juntos en documentos. Puede dejar comentarios en los documentos, ver siempre la última versión cada vez que sincronice o se conecte e incluso asigne tareas específicas a otros miembros del equipo con quienes comparta elementos.

Hablando de eso, Google Drive tiene configuraciones sólidas para compartir, lo que significa que usted y sus compañeros de trabajo pueden compartir contenido solo con personas que necesitan acceso.

Escanear y archivar documentos como equipo

El sueño de una oficina sin papeles es sigue siendo solo eso, un sueño. Lo que significa que todavía es necesario digitalizar mucha documentación en papel. En realidad, hay una manera bastante buena de hacer que su equipo digitalice colectivamente la documentación en papel utilizando esta tecnología de Google.

La aplicación móvil Google Drive tiene un escáner de documentos incorporado. Cada miembro de su equipo simplemente necesita un teléfono inteligente, la aplicación Google Drive y acceso a una carpeta compartida de Google Drive. Luego pueden crear escaneos de documentos en el campo y guardarlos en esa carpeta.

Si tiene esa carpeta sincronizada con una computadora, eso significa que todos los datos escaneados se descargarán y acumularán automáticamente en esa máquina. Listo para ser utilizado para cualquier propósito que tenga.

Actualizaciones de almacenamiento con Google One

Si bien cualquiera puede usar estos trucos de productividad de forma gratuita, una cuenta estándar de Google Drive solo viene con 15GB de almacenamiento. Un grupo de almacenamiento se comparte entre servicios como Google Drive y Gmail. Lo que significa que una de las formas más impactantes para obtener un impulso de productividad desde el escritorio de Google Drive es actualizar su almacenamiento total usando Google One.

Si bien esto le costará unos pocos dólares, en realidad es el almacenamiento en la nube más barato que puede obtener. Por $ 1.99 al mes, puede obtener 100 GB adicionales de almacenamiento hasta $ 299.99 al mes por 30 TB de almacenamiento.

Esto abre una gran cantidad de posibilidades, incluidas copias de seguridad grandes y fáciles y proyectos basados ​​en equipo que necesitan mucho almacenamiento en la nube rápido y confiable. Cambiar a una herramienta en la nube como Google Drive e integrarlo con su sistema de escritorio es una bonanza de productividad, si está dispuesto a abrirse a un pensamiento innovador.

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11.05.2020