Después de aprender cómo configurar y usar Zoom, es posible que sienta que está listo para su primera gran reunión en línea. Sin embargo, un buen anfitrión sabe que una presentación de Zoom exitosa requiere mucha preparación, además de seguir algunas reglas.
Si está buscando tener éxito en su próxima gran reunión en Zoom, aquí hay algunos consejos que puede usar para asegurarse de que todo funcione sin problemas y se muestre como un presentador seguro y atractivo.
Verifique su equipo
Lo primero que debe hacer para evitar contratiempos durante su presentación de Zoom es verificar su equipo. Hay varias pruebas que puede realizar en comprueba si tu cámara web funciona, así como correcciones que puede realizar si su el micrófono no parece funcionar es correcto.
Después de probar la cámara web, asegúrese de colocarla de modo que las personas puedan ver su rostro en lugar de solo su frente u hombros. Para hacer eso, primero decida si está dando la presentación de pie o sentado y luego ajuste el nivel de su cámara.
Algunas otras cosas importantes que debe verificar incluyen la batería de su computadora portátil. Conéctelo si no está seguro de que la batería dure toda la duración de su presentación. También verifique su conexión a Internet. El vídeo o el audio retrasados dificultarán la concentración de los participantes.
Vístete para impresionar
Una vez que hayas terminado con el aspecto técnico, échale un vistazo crítico a ti mismo y a tu entorno. Si planeas tener tu video encendido, puede ser conveniente cambiarte de pijama incluso si estás en casa. Vestirse te ayudará a sentirte más seguro y te dará la motivación adecuada.
Si no está satisfecho con su entorno, siempre puede usar La excelente función de fondo virtual de Zoom y asegurarse de que no haya nada detrás o alrededor de usted que pueda distraer a los asistentes de su Zoom presentación.
Ensaye su presentación de antemano
Incluso si es un orador público seguro, nunca está de más ensayar algunos momentos cruciales de la presentación. Es imposible predecir todos los problemas que puedan surgir, especialmente con las presentaciones de Zoom, por lo que puede ser difícil improvisar en el lugar si no lo ha ensayado todo con anticipación.
Una buena idea es hacer una presentación de demostración en casa con un miembro de la familia o con un amigo a través de Internet. Le dará una idea de qué esperar de su reunión futura y qué tipo de desafíos debe superar antes de hacer su presentación.
Desactivar las notificaciones de entrada a la reunión
Una forma de minimizar las distracciones durante la reunión de Zoom es deshabilitar las notificaciones de entrada para los asistentes. No todo el mundo llegará a tiempo y, dependiendo del tamaño de su equipo, escuchar ese timbre y ver la notificación de cada nueva entrada emergente podría no solo interrumpir su proceso de presentación, sino también molestarlo.
Para deshabilitar estas notificaciones, vaya a la Configuración>Reunión>En reuniónde su cuenta de Zoom y active Notificación sonora cuando alguien se une o se vay se pone en marcha.
Pídale a alguien que controle la sala de espera
Zoom tiene una sala de espera donde cada participante se reúne antes de ingresar a la reunión. Es una estrategia eficaz para evitar que personas al azar se unan y arruinen su presentación. La desventaja de este sistema es que debe aprobar manualmente cada solicitud de la sala de espera. Si alguien llega tarde o intenta volver a unirse a la reunión después de que ya comenzó, es posible que no note la notificación y deje a la persona atrapada en su limbo personal de Zoom.
Para evitar eso, puede pedirle a uno de sus colegas que mire la ventana Participante para permitir que otros asistentes entren desde la Sala de espera.
Aprenda los accesos directos esenciales de Zoom
Aprender los atajos más útiles en Zoom puede ayudarle a mejorar su presentación y convertirse en un anfitrión profesional. Además, algunos de ellos lo ayudarán a resolver rápidamente cualquier problema inesperado y ahorrar tiempo durante su presentación. Estos son algunos de los atajos de Zoom más esenciales que necesita conocer.
Este atajo silenciará a todos a la vez, excepto al anfitrión (usted).
Esto activará el sonido de todos para todos excepto para el anfitrión.
Un atajo útil para cuando necesite tomar una captura de pantalla de su reunión de Zoom.
Si estás en silencio y necesitas responder rápidamente una pregunta y luego volver a silenciar, mantén la barra espaciadora mientras hablas para activar el sonido temporalmente.
Puede aprender el resto de los útiles atajos de teclado de Zoom en la configuración de la aplicación. Abra la aplicación Zoom en su escritorio, inicie sesión en su cuenta y vaya a Configuración. Selecciona Atajos de tecladopara ver la lista completa de atajos.
Pida a los asistentes que silencian su audio
Pedir a las personas que silencien sus micrófonos durante su presentación de Zoom puede parecer un consejo obvio. Sin embargo, si tiene personas que no están acostumbradas a este formato de presentaciones en línea en su equipo, le recomendamos que lo señale antes de comenzar a presentar.
Puede ayudarles indicándoles cómo hacer esto en Zoom.
Puedes silenciar tu audio usando el atajo Alt + A(para Windows) o Cmd + Shift + A(para Mac) , o a través de la Configuraciónde la aplicación Zoom siguiendo la ruta Configuración>Audio>Silenciar mi micrófono al entrar a una reunión.
Pausa tu presentación para responder preguntas
No importa cuán detallada creas que es tu presentación, tu audiencia puede tener preguntas o comentarios que quieran compartir con el equipo. Es útil pausar su presentación con frecuencia para aclarar si la información es clara para todos y si sus colegas tienen algo que agregar.
Guarde el registro de chat para seguimientos
Es importante tomar notas durante la presentación, incluso cuando usted es el anfitrión. Las preguntas y comentarios importantes que hagan sus asistentes durante la reunión pueden ser excelentes para un seguimiento futuro. Afortunadamente, Zoom puede hacerlo por usted con la función que le permite guardar su registro de chat.
Zoom no guardará tu historial de chat automáticamente, debes habilitar esta función con anticipación.
Para hacerlo, vaya a la Configuraciónde su cuenta de Zoom y siga la ruta Reunión>En Reunión (Básico) >Guardado automático de chats. Esto guardará automáticamente todos los mensajes en el chat, incluso los enviados de forma privada entre los asistentes.
Grabe su presentación de Zoom
Un último consejo es grabar su presentación de Zoom. Puede ser beneficioso en más de un nivel. Puede enviar la grabación a las personas que no pudieron asistir a la reunión, así como a los asistentes que deseen repasar ciertas partes con más detalle. También puede utilizar la grabación para analizar sus habilidades de presentación y mejorar sus habilidades como orador público.
Si le preocupa que se olvide de grabar su reunión, puede ir a Configuración>Grabaciónde Zoom y habilitar Grabación automáticade sus reuniones de Zoom a medida que comienzan.
Es hora de mejorar sus habilidades de presentación de Zoom
La nueva realidad es la celebración de grandes reuniones de trabajo en aplicaciones como Zoom. Nos guste o no, tenemos que adaptarnos. La buena noticia es que Zoom es bastante intuitivo y fácil de usar. Siempre que realizar todas las pruebas y controles por adelantado, su presentación se desarrollará sin problemas.
¿Alguna vez ha organizado una gran reunión en Zoom? ¿Cuáles son algunos consejos que le gustaría compartir con alguien que está a punto de realizar una presentación en Zoom por primera vez? Comparta sus conocimientos sobre Zoom con nosotros en la sección de comentarios a continuación.